Le système proposé est en application de la méthode GTD, qui suppose de dissocier les phases de collecte des phases de traitement et d'organisation. Si vous avez un système différent et qui vous convient, surtout conservez-le ! Du coup j'en déduis que vous n'êtes pas vraiment concerné par cet article 🙂

Le fait de sortir les emails de la boite de réception pour les mettre dans _action correspond à un premier triage. C'est un peu comme avec le courrier physique, généralement on ne laisse pas le courrier dans la boite aux lettres une fois qu'on en a pris connaissance, on le remonte et on le met dans un endroit chez soi où on pourra ensuite le traiter. L'autre avantage est de pouvoir facilement se référer aux informations éventuellement relatives à l'action contenues dans l'email. Cela étant, on peut en effet zapper le dossier _action si :
- l'action (ou les actions) qu'il nécessite peu(ven/t s'effectuer en moins de deux minutes,
- l'email ne contient aucune information nécessaire pour traiter l'action (ou les actions) en question (ou on a un moyen de copier-coller ces infos de manière à y accéder ensuite au moment d'agir).

Ce dossier _action est vidé de ses emails tous les 3 jours maximum (une fois que l'action est effectuée, ou dans le système).

L'avantage de classer un email dans _attente permet de ne jamais perdre de vue le fait qu'on attend une réponse (dans l'hypothèse où cette réponse nous est nécessaire pour agir par la suite). Ça évite d'avoir à se souvenir (si c'est dans la tête c'est au mauvais endroit), ou d'ajouter ça sur une liste dédiée. Il suffit de checker régulièrement pour voir qui nous a répondu ou pas.

Ce dossier _attente est régulièrement vidé aussi à mesure qu'on reçoit les réponses (parfois suivant les dossiers ils peuvent rester quelques semaines).

Pour le dossier _archives, je rencontre en effet encore pas mal de résistances, souvent des doutes quant à la fiabilité des moteurs de recherche justement. Personnellement, je n'ai jamais constaté de lenteur (sauf peut-être Exchange...) ni chez moi ni chez mes clients, du moins par rapport à une recherche manuelle, que le compte soit IMAP ou POP ; les webmails sont logiquement plus lents que les logiciels dédiés, mais ça reste raisonnable.. Quant au fait de trouver les bons mots clés, il suffit de se faire confiance : vous savez ce que vous cherchez. Posez-vous la question à voix haute si besoin, et les mots clefs viendront tous seuls.

Pour rebondir sur votre article et gMail par exemple, si ce n'est sans doute pas le meilleur moteur, d'expérience il m'a toujours tout retrouvé (même "soldes" quand je ne lui demande que "solde", pour m'en référer à votre article -je viens de faire une copie écran que je vais ajouter au-dessus). Vous utilisez Thunderbird, son moteur est très correct ! Ensuite, si vos sujets à vous sont clairs et parlant, ce n'est pas forcément le cas de tous vos collègues de travail et des emails qu'ils envoient. Il est fréquent de recevoir des emails mal renseignés dans leur sujet, portant sur trois projets différents, qui demandent chacun plusieurs actions. Dans ce cas là, le gros dossier Archives suffit à classer cet email. Dans le cas de plusieurs dossiers comment choisir celui dans lequel classer l'email ? Projet 1, 2... ?

La recherche par mots clefs renvoie effectivement plusieurs résultats, mais en traitant par date de réception, voire expéditeur, je retrouve dans 90% des cas celui que je cherche parmi les 10 premiers d'un coup d'oeil. Il est à noter que beaucoup de gens conservent trop d'emails qui n'ont pas vocation être gardés, ce qui peut alourdir les résultats (un "ok pour dej à 12h re. projet" de 2012 par exemple... vu encore hier :)).

Je fonctionne ainsi car cela correspond très certainement à mon schéma cognitif et je pense que c'est que va différencier les utilisateurs et leur méthode de classement. Je connais quelqu'un qui ne classe rien et il a pourtant une belle carrière et me semble donc efficace.

Très sincèrement je n'ai jamais eu à rechercher tous les mails ayant trait au hosting ou a un sujet en particulier.. Je ne me sers que très rarement du moteur de recherche car contrairement à ce que vous dites il sont très lents pour la simple raison que les mails sont stockés et synchronisés sur des serveurs distants (IMAP) afin de pouvoir y accéder depuis différents périphériques à différents endroits de la planète. Enfin, il m'est plus difficile de me souvenir de mots contenus dans un email que d'aller le chercher dans une arborescence définie. Sans oublie que le moteur de recherche de gMail par exemple est absolument nul : http://www.bootleygues.net/index.php?post/2013/03/05/gMail-et-son-mauvais-moteur-de-recherche

Par expérience, j'ai toujours mis moins de temps à retrouver un mail bien classé qu'en passant par un moteur de recherche, deux raisons à cela :
- Mes sujets de mails sont clairs et parlant [ Client ] - Projet - Sujet
- Quand vous faites une recherche global sur émetteur + mot clés, vous recevrez plusieurs dizaines de mail à re-parcourir afin de trouver ce que vous cherchez.

Adrien