Vous êtes peut-être familiers de l'allégorie du Renard et du Hérisson : le renard est rusé, il connaît beaucoup de choses, il est capable de beaucoup d'ingéniosité et sait établir des plans à l'avance. Le hérisson, lui, ne sait faire qu'une seule chose, mais mieux que personne : présenter ses piquants à qui l'attaque. Ainsi, le renard qui cherche constamment par de multiples moyens à manger le hérisson, n'y parvient jamais, car celui-ci lui oppose toujours la même technique imparable. Quel rapport avec la productivité personnelle ? J'y viens.
En termes de productivité personnelle, on peut rapprocher les deux bestiaux de typologies connues : le penseur, et le faiseur.
Le Renard, dans cette optique, est capable de perspective, de mettre les choses en rapport, et de les ordonner. En somme, il planifie, il crée, conçoit, gère des projets jusqu'à leur bonne fin. C'est le penseur. Avant toute chose, il dresse le plan d'ensemble, réfléchit (idéalement) au résultat final auquel il aspire, définit les besoins et les ressources, affecte les dernières pour répondre aux premiers, et revoit régulièrement le tout. Il clarifie et organise le travail à faire, vérifie qu'il suit bien son cours, sait l'adapter s'il le doit.
De l'autre côté du champ, le Hérisson mène une vie plus régulière : il fait ce qu'il a à faire, sans y penser davantage que ce que requiert la tâche en cours. Il agit en proportion, tranquille dans sa routine, ferme et efficace dans son action convenue à l'avance. Tranquille, et sans stress. C'est le faiseur. Il a une réponse prévue et éprouvée à ce qui peut survenir.
Dans cette manie, que j'avoue bien volontiers, de concilier les contraires, je pense qu'une bonne productivité personnelle sait faire la part belle aux deux animaux. Et c'est également un des aspects que l'on retrouve dans GTD. La cinquième étape, celle de l'engagement, illustre bien la triple nature du travail. Quoi que vous fassiez, lorsque vous travaillez, vous ne faites en réalité qu'une seule de ces trois choses à un moment donné :
Je vois trop souvent des clients ou participants aux formations négliger cette dernière phase, au motif de "on n'a pas l'temps". La définition du travail semble une perte de temps, préparer le numéro de téléphone de la personne à appeler paraît étrange quand on écrit "Appeler Jean". On se dit que c'est évident. Pourtant, vous n'imaginez pas le nombre de fois où, à la question "Vous avez son numéro ?", j'obtiens un "Aheu... oui je crois... ah tiens, non". Et l'appel est repoussé, de jours en jours, parfois de semaines en semaines... Intuitivement, on sait que préparer le terrain nous sert, alors on le fait un peu, mais on bâcle. On prépare à moitié. Or, on ne va pas à moitié sur la Lune.
Considérez cette phase pour ce qu'elle est : celle du Renard. Cela vous fera gagner énormément de temps et de tranquillité d'esprit lorsqu'il s'agira d'entrer dans la phase du Hérisson, qui exécute le travail prévu. C'est également grâce à cette phase de définition que vous saurez choisir entre le prévu et l'imprévu (qui survient toujours, par définition...).
Négliger la phase Renard par "manque de temps" est précisément ce qui vous en fera manquer plus tard. En prenant le temps de bien définir les ressources et besoins nécessaires aux actions à faire, vous vous faites un cadeau pour l'avenir, pour le moment où il faudra agir : si vous avez bien clarifié, si vous avez identifié le pourquoi de l'action et affecté les ressources nécessaires à sa réalisation, au moment d'exécuter vous n'aurez plus aucune question à vous poser. Vous n'aurez qu'à faire. Le numéro de la personne à appeler est facilement accessible ; les éléments de support de projet sont dans la chemise client pour le rendez-vous de mardi prochain; les tickets de train sont imprimés et rangés dans le dossier du voyage (ou l'e-ticket accessible hors ligne dans l'iPhone, soyons modernes). Tranquillité d'esprit garantie.
C'est une autre allégorie moins poétique, certes, mais qui contient la même idée. Notre capacité de réflexion et d'attention varie dans le temps. A certains moments vous êtes davantage aptes à penser, à d'autres plutôt à exécuter. Tirez avantage des deux. Soyez Renard ET Hérisson. Fromage et dessert ! Vous avez en vous les ressources en intelligence et savoir-faire pour effectuer les tâches, servez-vous en pour le moment où ce ne sera pas le cas, ce moment où il n'y aura qu'à agir sans avoir à re-penser (encore !) à ce qu'il faut faire : ayez confiance, vous y avez déjà pensé ! Personnellement, j'identifie clairement le smart guy et le dumb guy en moi. Au moment de définir le travail, mon smart guy agit : qu'est-ce que c'est ? quelles ressources ? Il prépare tout ce qui peut l'être. Puis, au moment d'agir, j'y vais en confiance, sans réfléchir, en mode dumb guy, parce que je sais que ça a déjà été pensé par le smart guy.
Au final, il s'agit de vous faciliter la vie, en gagnant du temps et sans stress. Quand vous préparez, vous vous rendez service à vous-même, dans l'avenir. Et ce qu'on ressent quand on effectue une tâche sans avoir à y penser, en la déroulant mécaniquement, est extrêmement apaisant. On est productif, et tranquille. Ça devrait être obligatoire !
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