À la fin d’une présentation de GTD donnée récemment à un collège de décideurs d’une société multinationale, l’un des pontes m’a posé la question qui le taraudait depuis le début : « avec tout ça, je ne sais toujours pas à quoi ressemble ma journée type« . C’est normal.
J’avoue très humblement n’avoir pas eu la réponse aussi nette que celle que je vais donner dans ce post. Sur le moment, je lui ai décrit ma routine personnelle : calendrier pour voir à quoi ressemble la journée, puis liste de prochaines actions pour voir ce que je peux faire et comparer éventuellement avec l’imprévu ; et vidage de toutes mes boites de réception deux fois par jour pour définir le travail. Il y a là dedans la réponse, mais je vais la détailler.
En fait, ce dirigeant était en recherche d’un processus réglé qui lui présente son travail sans qu’il ait forcément à décider quoi faire. Or, il me semble que GTD n’est pas exactement cela : ce que GTD va nous présenter, ce sont toutes nos options possibles, ce qui va au contraire nous obliger à décider quoi faire, sur le moment, en fonction de ce qui se passe (mais pas « comment » ni « pourquoi », ces deux choses là ont été définies en amont). C’est l’une des raisons pour lesquelles on ne planifie jamais aucune tâche qui n’ait d’échéance externe réelle, et aussi pourquoi on n’affecte pas de priorité aux tâches a priori : la priorité se fait jour sur le moment. En n’ayant sur mon agenda que rendez-vous et réunions, tout le reste est libre soit pour accueillir l’imprévu, soit pour faire ce qui est sur mes listes d’actions à faire. Je décide, sur le moment, ce qui est le plus pertinent. C’est pourquoi finalement, je ne peux pas vraiment avoir de journée type. Mais il y a une autre raison, qui fait que cette question n’a pas tellement de sens, en fait. Cette raison mérite sa ligne à elle toute seule. il n’existe pas de journée type
A posteriori, je pense que c’est la question que j’aurais dû lui poser en retour : « Avez-vous une journée type ? Les responsabilités qui sont les vôtres aujourd’hui supportent-elles un processus qui formaterait toute la journée ? » Je suis certain de sa réponse, négative. Dans le travail en entreprise tel qu’il est vécu aujourd’hui en secteur tertiaire, il n’y a pas deux jours si semblables en termes de réalisation qu’on puisse en créer un processus type, au delà de « je vais au boulot ». Notre monde évolue si rapidement qu’il est nécessaire de pouvoir créer de la place afin de pouvoir gérer l’imprévu. Il est donc impossible d’avoir une journée type. Tout au plus peut-on, et même doit-on, créer une routine, qui se réduit à sa plus simple expression : un cadre permettant d’accueillir ce qui vient, et de pouvoir estimer les priorités à la volée. Un voilier ne saurait rejoindre un point B depuis un point A en ligne droite que dans des circonstances exceptionnelles ; dans la réalité, il doit tenir compte des conditions météorologiques pour tirer ses bords et naviguer au mieux. Être capable de s’adapter à ce qui se passe dans l’instant, tout en gardant constamment le cap sur ce qu’il faut faire : c’est justement ce que permet GTD, et qu’aucune autre méthode de gestion du temps ne propose. C’est ce qui était contenu dans ma réponse sur le moment : le calendrier, les actions suivantes, le vidage des boites de réception, voilà ma brève routine. Tout le reste change tous les jours.
Mais je suis curieux : avez-vous une routine ?
