10 novembre 2017
Jean-Luc Koning

À l'aide ! J'ai trop de réunions. Je n'arrive plus à avancer !


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Cher David Allen,

Je me rends compte en permanence que je n'arrive jamais à accomplir tous mes trucs à long terme.

Je passe tellement de temps sur les détails du quotidien, en essayant d'éteindre les incendies qui surgissent et de mener à bien mes tâches quotidiennes, que je n'arrive que très rarement à réfléchir, et encore moins à trouver le temps de réaliser les objectifs, la vision et les intentions que j'ai pour ma vie.

Comment est-ce que je pourrais vraiment arriver à effectuer ce qui compte le plus pour moi quand tout ce qui semble retenir mon attention est le courrier électronique et les réunions ?

Cordialement,

Jean Peuplu

Cher Jean Peuplu,

Bienvenu au club (un très grand club) !

La plupart des gens que je connais, en particulier ceux qui sont très impliqués dans le monde professionnel, deviennent facilement la proie des tâches qui crient le plus fort ou qui sont les plus récentes. Celles-ci ont pour effet de nous accaparer et de retenir notre attention.

De ce point de vue là, les emails et les réunions sont les deux coupables les plus répandus.

Ceci dit, le courrier électronique et les réunions sont des outils extrêmement importants pour la plupart d'entre nous, et peuvent être très utiles pour réaliser les choses de manière efficace. Ne tirons donc pas à boulet rouge sur ces moyens.

Mais alors où se situe le vrai problème ?

À mon sens, il y en a au moins deux.

  • Problème n°1 : L'intention première d'un courrier électronique ou d'une réunion est souvent obscure. De plus, l'un comme l'autre sont également souvent inutiles.
  • Problème n°2 : Vous n'avez pas fait en sorte que vos engagements de haut niveau soient suffisamment clairement définis, ce qui favorise le fait de tomber dans le problème numéro 1.

Le problème n°1 est omniprésent, c'est certain. Les emails sont souvent envoyés (surtout si vous êtes dans le groupe CC:) pour "garder tout le monde dans la boucle" alors qu'in fine, cela est dû au fait qu'on n'a pas clairement défini

  1. qui est vraiment censé diriger,
  2. qui a vraiment besoin de savoir,
  3. et quand l'action devrait avoir lieu.

La même chose s'applique aux réunions. Trop souvent, des groupes de personnes se réunissent pour régler un problème qui aurait pu être réglé si les responsabilités et leurs attributions avaient été claires.

Les mauvaises réunions conduisent à de mauvais emails, ce qui conduit à de mauvaises réunions, ad nauseam. (Mais ceci est un sujet pour un autre article...)

Le problème n°2 est le vrai coupable, et il y a plusieurs aspects à ce problème.

Tout d'abord, avez-vous un inventaire clairement identifié

a) de vos objectifs,
b) de votre vision,
c) de vos intentions ?

Si ce n'est pas le cas, alors c'est le premier travail à faire.

Si vous ne l'avez pas encore fait, prenez un stylo et du papier ou votre ordinateur et formulez du mieux possible l'objectif de votre vie.

Ensuite, élaborez un scénario idéal (en plusieurs paragraphes) sur ce que ça pourrait donner si c'était un succès ; à quoi ça pourrait ressembler, et ce que vous pourriez ressentir.

Terminez en identifiant les étapes-clés que vous devriez accomplir dans l'année ou les deux prochaines années pour y arriver.

Une fois cela réalisé, la question-clé à poser et à laquelle répondre par vous-même est: «Quelle est la toute prochaine action à engager ?»

Si vous n'aviez rien d'autre à faire maintenant que de réaliser une action physique particulière et visible, vous permettant d'avancer vers votre objectif, quelle serait cette action ?

  • Envoyer un email ?
  • Effectuer une recherche sur le Web ?
  • Avoir une conversation avec un partenaire?

Laquelle ?

Objectif à long terme

Voyez-vous, le "long terme" pour la plupart des gens signifie "Un jour, il est possible que je veuille..." Alors qu'un résultat qu'on souhaite vraiment est une chose à engager dès maintenant. C'est un objectif pour lequel on fait quelque chose dès maintenant mais qui peut prendre plus de temps que d'autres choses pour arriver à son terme.

Sans la définition claire de ces actions suivantes, vous serez la proie de toutes sortes de distractions apportées par votre travail ou tout simplement la vie de tous les jours. La raison, c'est qu'il est en effet plus facile de se laisser diriger par ces éléments du quotidien qui nous donnent un faux sentiment de structure et de stabilité, voire même de productivité à court terme (bien que très imparfait), plutôt que de devoir vraiment réfléchir et décider de ce que vous devez réellement faire pour que vos objectifs deviennent réalité.

La prochaine action

Une fois que vous savez exactement où vous voulez vraiment aller, et connaissez précisément la ou les premières actions à entreprendre pour y parvenir, il devient beaucoup plus facile d'évaluer la pertinence des choses qui brillent et qui se présentent à vous mais qui vous distraient de l'essentiel.

Cela ne signifie pas que vous pourrez éviter les réunions et les courriers électroniques. Vous aurez juste une meilleure idée du temps et de l'énergie à leur consacrer, et vous aurez confiance dans le fait que vous êtes en train de vous mouvoir dans la bonne direction.

Je ne peux m'empêcher de suggérer que l'un des plus grands obstacles à ce que je viens d'évoquer ci-dessus est le manque de (1) Capture, de (2) Clarification et (3) d'Organisation de tout ce qui retient actuellement votre attention - petites choses, grandes choses, du domaine personnel ou professionnel. Cela crée une charge mentale qui, à son tour, vous fait vous sentir dépassé. Ceci a pour conséquence de réduire considérablement votre inspiration et votre capacité à réfléchir sur la relation entre vos objectifs de haut niveau et vos réalités quotidiennes. Une fois que vous avez implémenté la méthodologie GTD®, il est beaucoup plus facile de prendre en compte tous vos engagements et de naviguer de l'un à l'autre.

Je vous souhaite une très bonne continuation dans l'atteinte de vos objectifs de haut niveau.

David Allen

(Traduction : Jean-Luc Koning)

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