La méthode GTD, qui peine encore à pénétrer le marché français mais s'est répandue comme une traînée de poudre aux USA, se présente tout d'abord comme une méthode d'organisation personnelle et professionnelle assez classique. Pourtant, elle propose quelques concepts qui vont bien au delà, mais sont souvent peu expliqués, ou appliqués. Nous allons nous intéresser dans les semaines à venir à ce qu'il faut définir dès qu'une Action suivante est identifiée.
Workflow, Planning Naturel, et les autres
Le coeur de la méthode consiste en un processus de gestion des tâches (workflow) d'une efficacité redoutable, dont l'application très concrète donne des résultats rapides. La règle des "2 minutes" a, par exemple, fait le tour du monde. Concernant la gestion de projet, le Planning Naturel tel que défini par David Allen synthétise les étapes clairement, et permet de réduire tout projet aussi complexe soit-il en une série de "petits cailloux" faciles à traiter, sans concession à la créativité. Mais l'une des forces essentielles de GTD tient dans la manière de présenter les tâches à faire par pertinence, plutôt que par stricte priorité. Ainsi, contrairement à la très grande majorité des autres méthodes de gestion de tâches, GTD pose comme postulat de base de recevoir l'ensemble des actions et projets (professionnels, personnels, familiaux, etc) sans donner aucune priorité. Ensuite, lors du traitement, il s'agira de les établir, mais selon un schéma un peu différent ; pour toute action identifiée, David Allen nous invite à définir quatre élements : les contextes, le temps nécessaire, l'énergie requise, et (enfin !) la priorité.
Les contextes
Les contextes sont clairement un des éléments les plus populaires de GTD. L'idée de base est simple : distribuer dans des listes contextuelles (au bureau, à l'ordinateur, au téléphone, en courses, etc) l'ensemble de vos tâches, afin de tirer parti de la moindre opportunité. Ainsi, un contexte se comprend comme une combinaison de lieux et/ou objets/personnes nécessaires à la bonne réalisation de la tâche. Sans ce contexte, je ne peux pas réaliser la tâche. Par exemple, je dois travailler sur le dossier ABC, défini comme urgent, qui nécessite d'être au bureau. Les méthodes courantes conseillent alors, dans le meilleur des cas, de laisser au bureau tout ce qui concerne le dossier ABC et de ne s'y atteler que lorsqu'on y sera. GTD voit les choses différemment : si dans l'ensemble du dossier ABC, certains éléments ne dépendent pas de ma présence au bureau, alors je dois pouvoir les traiter quand je le peux. Par exemple, ce dossier peut nécessiter de passer un coup de fil à Untel, et pour cette action je n'ai besoin que de mon téléphone portable. Donc, sur une liste "Au téléphone", je peux inscrire de passer ce coup de fil, et dès que j'ai un moment dans la journée (en attendant qu'une réunion démarre, sur le quai d'une gare, avant d'embarquer dans l'avion, etc), je consulte ma liste "au téléphone" et peux avancer dans mon travail. C'est un peu comme établir une liste de courses : on met au même endroit tout ce qu'on aura à faire... à cet endroit ! Il est important de noter qu'une tâche ne peut avoir qu'un, et un seul, contexte.
Sortir du silo !
En scindant l'ensemble des tâches à accomplir, projet par projet, et en les distribuant ainsi dans une série de contextes prédéfinis (et si la majorité tient dans "au bureau", "à la maison", "en courses", "à l'ordinateur", "au téléphone", vous êtes invités à créer les vôtres), je peux ventiler toutes ces tâches suivant les lieux où je peux efficacement les traiter. Le gain en efficacité est considérable ! Bien entendu, tout un chacun utilise ponctuellement certaines plages de temps pour avancer sur certains dossiers suivant les circonstances. La force de GTD réside dans la systématisation : il faut constamment s'organiser par contexte pour en tirer le meilleur parti.
A vous de jouer
Si vous en êtes d'accord, je vous propose de tester ce concept à votre tour, sur un projet qui n'avance pas depuis longtemps. Choisissez-en un qui comprend quelques actions concrètes, nécessitant différents contextes. Pour chacune des actions, définissez ce dont vous avez besoin pour les accomplir (si ça vous manque, vous ne pouvez pas accomplir l'action) :
[custom_list]
[/custom_list]
Une fois ceci fait, à vous de placer les actions sur vos listes, et d'agir quand vous serez dans le bon contexte. Je vous invite à écrire en commentaire vos impressions, si vous le voulez bien.
La prochaine quinzaine, nous nous intéresserons au deuxième critère d'une action GTD : le temps nécessaire/disponible.
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Bonjour,
Dans vos podcasts, vous parlez souvent de la difficulté à identifier les contextes désormais avec nos outils numériques et le télétravail. Pourriez-vous approfondir cette évolution de la notion de contexte et nous faire partager quelques exemples afin de l'aborder correctement ?
Bonjour et merci pour le commentaire. C'est une excellente idée à la fois pour un podcast et pour un autre article ! La réponse complète serait un peu trop longue pour un commentaire. En attendant, cependant, la piste à explorer est de considérer qu'un contexte peut aussi être un état d'esprit ("pleine forme", "cerveau crâmé" ou "concentration") ou un mode de fonctionnement (souvent, un contexte par logiciel peut aider à faire tout ce qu'on a à faire sur ce même logiciel, même s'il s'agit de projets différents).