La sculpture "Salon" d'Alison Saar, installée à Paris à l'occasion des Jeux Olympiques près de la place de La Concorde, représente très bien le potentiel d'inclusion d'une réunion fondée sur le simple principe de la mise en cercle des participants.
La collaboration et la créativité sont des compétences essentielles dans les environnements de travail. La manière dont nous organisons nos réunions revêt donc une importance cruciale. La disposition de l'espace de réunion a notamment un impact significatif sur la dynamique de groupe, la qualité des échanges, et, en fin de compte, sur les résultats obtenus. Une manière simple mais trop rarement utilisée d'organiser l'espace de réunion est de disposer les chaises en cercle, sans table. Cela favorise une communication plus fluide et une participation équitable de tous les participants.
Les tables rectangulaires, omniprésentes dans les salles de réunion, ont tendance à structurer les échanges de manière hiérarchique. Cette disposition crée une séparation entre les participants et peut engendrer des dynamiques de pouvoir implicites. Par exemple, dans une configuration classique, la personne assise en bout de table est souvent perçue comme la figure d'autorité, ce qui peut dissuader d'autres participants de prendre la parole ou de contester des idées. De plus, cette disposition encourage souvent les échanges bilatéraux plutôt que les discussions de groupe, ce qui limite la fluidité des interactions communes.
Les tables rectangulaires font office de barrières physiques, créant une distance entre les participants. Cette distance est tant physique que symbolique, renforçant la perception d'un espace de travail rigide et formel, où les idées sont échangées de manière linéaire et pré-structurée sans que les participants en aient conscience. Cela peut limiter la spontanéité des interactions, favoriser le repli sur soi des personnes les moins participatives et restreindre l'émergence de nouvelles idées.
À l'inverse, organiser une réunion sans table, avec une disposition circulaire des chaises, présente plusieurs avantages indéniables pour encourager une collaboration plus ouverte et dynamique. Premièrement, l'absence de table élimine les barrières physiques, créant un espace où les participants se sentent plus libres de bouger, de s'exprimer et de contribuer. Le cercle, quant à lui, renforce l'idée d'égalité entre les participants, éliminant la notion de hiérarchie implicite que l'on retrouve souvent avec les tables rectangulaires.
Cette disposition favorise une communication plus directe et plus inclusive. Il est possible de voir tout le monde et d'être vu de tous facilement, ce qui responsabilise dans les échanges et invite à s'engager. Chacun étant à égale distance du centre, tous les participants sont placés sur un pied d'égalité, ce qui encourage la participation active de chacun. Les échanges sont plus fluides et plus naturels, avec un partage d'idées plus spontané.
L'approche des réunions en cercle s'aligne parfaitement avec une technique de facilitation comme le "Conversation Café", l'une des Liberating Structures conçues pour dynamiser les échanges en groupe. Le "Conversation Café" consiste à rassembler les participants en petits cercles de discussion, sans table, pour créer un espace où chacun peut s'exprimer en sécurité, écouter et échanger des idées dans un climat de respect et d'ouverture. Elle permet de donner du sens aux défis majeurs et d'amortir les difficultés sans exacerber les tensions relationnelles. Elle est structurée en 4 étapes avec des principes clés, notamment l'utilisation d'un bâton de parole. Elle est précisément décrites sur le site : https://www.liberatingstructures.fr/conversation-cafe/.
Cette structure repose sur plusieurs principes clés : l'écoute active, l'absence de jugement, et la valorisation des contributions de chacun. La disposition circulaire des chaises dans un "Conversation Café" reflète ces principes en éliminant les barrières physiques et hiérarchiques, ce qui permet aux participants de se concentrer pleinement sur le contenu des échanges, sans crainte que leurs propos ne soient ignorés et sans imaginer devoir s'imposer pour se faire entendre.
Le format circulaire encourage également la création d'un environnement où les idées peuvent circuler librement, sans être entravées par les dynamiques de pouvoir ou les distractions matérielles, comme l'usage des ordinateurs posés sur une table. De plus, l'absence de table libère l'espace et l'esprit, permettant aux participants de se déplacer facilement, de changer de place, ou de reformuler leurs idées au fur et à mesure que la discussion évolue.
Organiser des réunions sans table, avec une disposition circulaire des chaises, offre une multitude d'avantages pour favoriser une collaboration plus ouverte, inclusive et créative. En éliminant les barrières physiques et en plaçant tous les participants sur un pied d'égalité, cette méthode encourage une communication plus directe et plus fluide. Lorsqu'elle est combinée à des structures facilitatrices comme le "Conversation Café", elle permet d'exploiter pleinement le potentiel collaboratif du groupe, en stimulant la créativité et en favorisant l'émergence de nouvelles idées. Dans un contexte où la qualité des interactions est primordiale, repenser la disposition de nos espaces de réunion est un levier essentiel pour réussir ensemble.
