Du bonheur d’effectuer des réunions en ligne performantes : les Liberating Structures à la rescousse.

6 juillet 2020
Frédéric de Verville

La nouveauté, « l’en ligne » imposé

Vous sentez-vous à l’aise avec les réunions en ligne ? Êtes-vous satisfait-e-s  de vos réunions en ligne ? La réponse n’est pas nécessairement oui… Un récent article du Monde « "Franchement, j’en ai ma dose" : le télétravail use de nombreux salariés » est plutôt éloquent dans son titre et la pratique des réunions en ligne n’y est sans doute pas pour rien.

L’expérience du confinement nous a projeté dans une situation de travail inédite pour nombre d’entre nous, en tout cas pour celles et ceux qui ont continué à travailler sans pouvoir se rendre sur leur lieu de travail habituel.

En dehors des considérations pratiques d’adaptation ou d’inadaptation de son espace de travail d’un point de vue physique et technique, il a fallu adopter de façon systématique une collaboration à distance. En plus des multiples outils de communication usuels (mail, téléphone, réseaux sociaux internes et public,…) la « Réunions en ligne » s’est imposée à tous, que les personnes en aient l’habitude ou pas. Et les résultats ne sont pas forcément appréciés de tous.

Ouf, les Liberating Structures sont là !

Pour en revenir au titre de l’article, en quoi les Liberating Structures (LS pour les familiers) peuvent-elles nous aider pour nos réunions à distance ?

Après tout, ces méthodes de travail collaboratif, que j’appellerai des méthodes d’Intelligence Collaborative, ont été pensées et développées pour animer des sessions de travail collectif en présentiel, pour des groupes de quelques individus à plusieurs centaines au besoin.

Les LS nous permettent de facto d’avoir des séances de travail en ligne vraiment productives et satisfaisantes de part la caractéristique principale spécifiée dans leur nom : elles proposent une structuration de la manière d’échanger, de converser et de réfléchir ensemble. La structuration des échanges est l’atout majeur des LS qui induit des bénéfices directs considérables, en ligne comme en présentiel :

  • sollicitation de tous
  • implication de tous
  • libération de la parole
  • respect induit des propos des autres
  • modération des réflexes de domination
  • limitation de la peur de s’exprimer
  • avancement du travail par étapes
  • obtention de résultats
  • sensation d’être productif, de ne pas perdre son temps

et nous pourrions en trouver d’autres !

Les 33 LS sont dûment documentées et répertoriées en libre accès sur les sites liberatingstructures.com et liberatingstructures.fr

Ce qui est tout bonnement magique, c’est que nombre d’entre elles peuvent se transposer facilement à la situation du travail en ligne. Les structures sont conservées et ce sont simplement les modalités des échanges et interactions qui sont adaptées, pour peu que l’interface de visioconférence permette de créer la répartition des participants en sous-groupes de tailles diverses (par 2, 3, 4, ou 5 personnes et plus…) J’ai récemment vérifié de nombreuses fois l'efficacité des LS en tant que facilitateur ou participant au cours de séances de travail, réunions, ateliers, meetups, workshops… Le confinement nous y a fortement aidé 😊.

À mon sens voici une liste de LS tout à fait utilisables en lignes : Impromptu Networking • Min Specs • Discovery & Action Dialogue • 9 Whys • What, So What, Now What • Wicked Questions • Generative Relationships • TRIZ • Drawing Together • Critical Uncertainties • Appreciative Interviews • Purpose-to-Practice • 1-2-4-Tous • Agreement-Certainty Matrix • Ecocycle Planning • User Experience Fishbowl • 15% Solution • Heard, Seen, Respected • Celebrity Interview • Troika Consulting • Design Storyboards • Conversation Café

Par exemple, prenons Troïka Consulting qui utilise un dispositif en présentiel assez contre-intuitif où 3 participants sont amenés tour à tour à recevoir des conseils en tournant le dos aux deux autres. L’efficacité de Troïka tient notamment à cette rupture de positionnement. Dans une modalité « en ligne » il suffira que la personne recevant les conseils coupe sa caméra et masque les vidéos des deux autres personnes. Les résultats obtenus sont tout aussi bluffant qu’en présentiel.

En adaptant par quelques astuces simples les modes d’interactions entre personnes, les Liberating Structures utilisées en ligne restent tout autant efficaces.

Se prémunir des réunions inutiles

Abstraction faite de la situation de télé-travail, les facteurs de multiplication des réunions dans les organisations sont (liste non exhaustive) : le besoin d’exister, d’être en contact direct avec les autres, de se montrer dans le groupe, de montrer que l’on travaille, de satisfaire la hiérarchie, de se conformer à ses habitudes, de s’assurer d’être dans le coup, de se rassurer en contrôlant ses équipes… Les personnes supportent nombre de réunions inutiles par habitude et/ou implicitement pour nourrir ces besoins.

Dans le cas des réunions à distance, ces bénéfices implicites sont grandement atténués voire inexistants. De plus, ce que l’on pourra facilement reprocher aux réunions à distance ce sont le manque d’échange non verbaux, l’absence d’interaction de groupe, le manque de souplesse d’organisation et … une fatigue cognitive en lien avec la focalisation sur l’écran bien supérieure.

L’ensemble rend donc ces réunions bien plus rapidement insupportables lorsqu’on a la sensation de ne rien produire. D’où l’impérieuse nécessité de les rendre utiles aux participants et à l’organisation. Ce qui demande, en surplus des bonnes pratiques usuelles (arriver à l’heure, commencer à l’heure, finir à l’heure, inviter les bons participants…) de faire  correctement 2 choses essentielles :

  1. définir précisément ce que l’on veut obtenir à la fin de la réunion (i.e. savoir où l’on souhaite arriver) et le partager avec les participants
  2. structurer à l’avance la manière dont les échanges et le travail vont s’effectuer. À savoir, choisir les Liberating Structures (ou d’autres méthodes collaboratives que vous connaissez) que vous utiliserez successivement au cours de votre réunion en ligne pour atteindre l’objectif commun.

Vous pourrez penser que ces 2 points sont de façon générale tout aussi importants. Je vous l’accorde mais, si l’on a parfois l’habitude de s’en dispenser pour les réunions en présentiel, ils deviennent critiques pour les réunions en ligne.

Points de vigilance

Derniers points, voici des contraintes techniques inhérentes aux réunions en ligne à prendre en compte : avoir des connexions stables et un débit permettant les échanges vidéos, utiliser le plus possible les caméras pour augmenter les échanges non-verbaux et pouvoir créer des sous-groupes avec la plate-forme de conférence à distance utilisée (Zoom est parfait pour cela).

Vous souhaitant de bonnes séances de travail en ligne !

 

Frédéric de Verville

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