Une fois n’est pas coutume, je vais m’éloigner un peu de mon domaine de prédilection pour dire toute mon admiration aux femmes et aux hommes qui travaillent en entreprise de nos jours et qui font de leur mieux pour remplir leurs missions.

L'open space : une entrave à la productivité

Mon métier m’offre la chance formidable de pouvoir observer mes contemporains dans diverses situations professionnelles. Passer d’une entreprise à l’autre, d’une culture à l’autre, d’un secteur à l’autre au jour le jour permet de dégager parfois des tendances qu’il serait plus malaisé de voir lorsqu’on y reste plongé. En l’occurrence, il ne surprendra personne que l’open space gagne du terrain dans toutes les entreprises au point que c’est quasiment devenu une norme aujourd’hui.

Je comprends sans peine l’argument premier, financier, de la réduction des mètres carrés et donc l’économie à très court terme en coûts fixes qu’il représente. Je reste dubitatif sur l’argument généralement avancé pour justifier le précédent, qui voudrait que cela développe la communication entre des départements qui auparavant ne se causaient pas, favorisant les échanges et l’innovation (en quoi placer un comptable à côté d’un administrateur système peut bien développer l’innovation, cela fait partie de mes doutes, mais admettons). Je suis en tout cas catégorique sur l’aspect de la productivité personnelle, qui est mon cœur de métier : aucune étude relative à la productivité personnelle ne préconise ni ne recommande l’open space comme terreau favorable. Toutes les études de psychologie cognitive le condamnent (le bon sens le laissait supposer, mais notre société a besoin d’études, voyez-vous). Toutes, vous pouvez chercher (je sors de la catégorie "études" celles réalisées par les cabinets qui recommandent l'open space, bien entendu). Mettre quelqu'un dans un environnement favorisant les interruptions aléatoires et à fort niveau de bruit ambiant assassine sa productivité personnelle, quelle que soit l'activité professionnelle concernée. Soyons honnêtes, il y a une exception : les personnes qui ont un travail tellement répétitif qu’il en devient ennuyeux préfèrent l’open space, mais ce sont les seules. Autrement dit, à part ces dernières, les seules personnes qui trouvent un intérêt à l’open space en termes de productivité personnelle sont celles qui ne s’y trouvent pas.

Lors de coachings ou de formations, l’open space revient souvent comme un facteur d’entrave à l’efficacité, après les e-mails et avant les réunions. Au point que dans plusieurs sociétés émerge une tendance assez étonnante. Lors de l’installation d’un open space, il est fréquemment prévu la création de bulles (ou bubbles, c’est plus sautillant en anglais) pour que les collaborateurs puissent téléphoner sans déranger leurs collègues. L’intention est louable. Le problème, c’est que ces bulles sont souvent trop petites pour les « conf’call » et que leur atmosphère confinée rend désagréable le fait d’y rester longtemps. Donc… donc les conf’calls se tiennent dans l’open space (cas vu à plusieurs reprises) ! Et le commercial du bureau en face est obligé d’écouter toute la conversion de l’équipe événementielle, qui ne le concerne pas une demi-seconde, qu’il essaie surtout de ne pas écouter alors qu’il tente de rédiger sa proposition. Et devinez qui on retrouve dans les bulles ? Celui qui cherche un peu de calme pour pouvoir travailler efficacement sans être dérangé par le bruit ou les interactions de ses voisins. Ce détournement du fonctionnement initial de l’open space s'observe un peu partout, il est très répandu. Mais il y a mieux.

L'ingéniosité du personnel consciencieux

Un client que j’accompagne depuis quelques mois se plaignait lors des dernières séances de la difficulté à réserver des salles de réunions. Il semblait que la réunionnite honnie avait de nouveau frappé son entreprise, au point qu’il devenait très difficile de trouver une salle avant trois semaines. Par curiosité, je pris le temps de me promener un peu dans les étages. Effectivement les salles de réunion étaient toutes prises, et bien pleines. Je restais un moment à observer aussi discrètement que possible à travers les vitres et remarquai soudain quelque chose d’étrange : il semblait y avoir assez peu d’interactions entre les participants. Chacun était son sur écran. Un peu trop. Et j’ai compris : ils n’étaient pas en réunion… ils travaillaient !

En croisant au restaurant par la suite certains « participants » que j’avais déjà rencontré dans l’entreprise j’eus confirmation de mon doute : pour échapper à l’open space, plusieurs collaborateurs (d’équipes différentes…) s’étaient entendus entre eux pour louer une salle de réunion et s’y retrouver tous ensemble pour y travailler dans le silence ! La pratique avait ensuite fait tâche d’huile à d’autres personnes, à l’insu du top management mais avec l'assentiment des middle managers qui en étaient d'ailleurs souvent eux-mêmes adeptes. Certains de n’être pas dérangés à moins que ça n’en vaille vraiment la peine, smartphones rangés dans les sacs et sur vibreur, ils venaient de retrouver un oasis de productivité !

J’ai depuis revu ce comportement dans plusieurs autres sociétés, notamment, et ce n'est peut-être pas un hasard, dans celles ne pratiquant pas le télétravail. Quant les collaborateurs ont la possibilité de travailler hors de l'entreprise au moins un jour par semaine, ils me citent tous, sans exception, ce jour là comme le plus productif de la semaine. Le "flexibureau" n'est peut-être pas tant le problème que l'environnement du poste de travail. J'ai déjà mentionné ailleurs cette tendance qui permet à la fois de réduire les mètres carrés des entreprises tout en permettant aux employés de moins souffrir des transports en se rendant dans des tiers lieux plus proches de chez eux.

Une raison de plus pour distribuer l'autorité et le pouvoir

Pour en revenir au sujet de ce billet, je trouve aussi qu'il est intéressant de remarquer que cette conséquence pour le moins inattendue de l'open space a dégagé empiriquement les règles suivantes :

• le moins de personnes possibles de la même équipe (pour éviter les conversations même à voix basse)
• les téléphones rangés et sur vibreur
• roulement dans la personne qui loue la salle (logique...)

Je trouve intéressant le fait que la pratique soit née de manière transverse, entre personnes d'équipes différentes, et je veux bien reconnaître que l'open space a favorisé, dans ce cas précis, la créativité dans l'élaboration de la solution ! J'y vois surtout une preuve supplémentaire que les gens savent s'organiser par eux-mêmes pour répondre aux enjeux rencontrés, et cela milite à mon sens pour tous les mouvements qui redistribuent les autorités aux collaborateurs et sortent du schéma pyramidal, en premier lieux desquels l'Holacracy.

Très honnêtement, je ne peux être qu’admiratif devant tant d’ingéniosité. Je serais très heureux et fier d’avoir ces personnes là dans ma société, car en procédant de la sorte, loin de fuir un « vivre-ensemble » imposé principalement par une réduction de coûts, nous avons là l’exemple même de personnes qui veulent faire leur travail le mieux possible, fut-ce en allant à l’encontre des conditions qu’on leur impose. Les gens sont, dans leur immense majorité, responsables, professionnels et compétents. De telles solutions face à l’adversité en sont pour moi la preuve.