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Holacracy et gestion de soi

J’ai eu le plaisir récemment d’échanger avec Mike Williams, qui travaille chez Zappos. Pour mémoire (ou information), Mike est l’ancien CEO de David Allen Company, et Zappos est la plus grosse société à ce jour ayant adopté l’Holacracy (non, ils n’ont pas arrêté). J’ai rencontré Mike en 2014 lors de mon parcours de certification, alors qu’il était encore chez David Allen Company. Nous avons tout de suite accroché sur beaucoup de points, et notamment sur la simplicité qu’apporte GTD dans nos vies et notre approche des choses.

Pourquoi est-ce que je vous en parle aujourd’hui ?

Parce qu’en échangeant récemment avec Mike sur sa nouvelle activité chez Zappos, il s’est confirmé quelque chose que nous avions déjà pressenti en rapport avec Holacracy : l’Holacracy s’appuie fortement sur GTD… et c’est un euphémisme !

Des points communs qui n’ont rien d’un hasard

L’article de Ruben Timmerman publié sur Medium, relatif à son installation logicielle combinant Holacracy et GTD, montre bien les rapports entre ces deux pratiques. Il existe également une vidéo de Koen Bunders qui fait de même. J’aimerais compléter par les points suivants, très opérationnels :

GTD

Holacracy

Capture : noter ce qui retient l’attention et centraliser les flux d’information

Noter les tensions ressenties par les personnes (elles sont invitées à le faire)

Clarification / Organisation : prendre chaque élément un par un et se demander s’il contient une action à faire ; traiter l’élément en fonction en affectant les actions aux contextes.

L’agenda de la réunion de triage, au cours duquel les personnes traitent leurs tensions (une personne /une tension à la fois) et apportent un début de solution pour les résoudre  créant des  projets en affectant des actions aux rôles.

Revue Hebdomadaire

Les indicateurs, checklists et listes de projets de chaque réunion tactique, ainsi que le traitement des tensions.

Engagement dans l’action  à partir des listes de contextes et/ou des zones de responsabilités

Le travail quotidien de la personne dans ses Rôles en tenant compte de ses Domaines et Redevabilités.

Au départ de toute chose, il y a le même événement : un écart entre la réalité et une situation idéale à venir. Dans GTD, ce sont toutes les choses qui retiennent votre attention, que vous aimeriez faire ou que vous savez devoir faire ; en Holacracy, ce sont tous les problèmes ou idées que vous rencontrez ou qui vous traversent l’esprit. Dans les deux cas, il s’agit de réduire cet écart, généralement en faveur de l’attendu ou en décidant en conscience que l’actuel est suffisant pour l’instant.

Régulièrement, le praticien GTD va vider ses boîtes de réception pour identifier ce qui doit être fait, délégué, différé, jeté, classé ou remis à plus tard. En holacratie, cela correspond au moment où les membres du Cercle sont en réunion de “Triage” : les tensions s’expriment, des amorces de solutions sont trouvées.

Une fois par semaine, lors de la Revue hebdomadaire, le praticien GTD passe en revue l’intégralité de ses listes d’actions et de projets, ses checklists, ses divers indicateurs s’il en a. C’est ce que fait chaque Cercle en Holacracy lors de la revue des checklists, des indicateurs et des projets.

Le reste du temps, les personnes travaillent à partir de leurs listes de tâches organisées, crées à partir de leurs tensions ou de leurs redevabilités (ou Attentes, dans notre traduction officieuse de la Constitution).

Voilà pour les fondamentaux. Si l’on souhaite gagner en perspective, il existe encore d’autres rapports entre ces deux pratiques, le plus évident étant ce qu’on appelle les Zones de responsabilités dans GTD… et les Rôles en Holacracy. Les Rôles de l’Holacracy décrivent des activités régulières attendues par l’organisation ; les Zones de responsabilités représentent toutes vos casquettes professionnelles (et personnelles si vous appliquez la méthode à votre vie privée, ce qui est vivement encouragé pour en tirer tous les bénéfices), ainsi que vos standards de pratique, tout ce que les gens attendent de vous dans vos fonctions, et tout ce sur quoi vous souhaitez avoir le contrôle dans la mesure du raisonnable/possible.

GTD

Holacracy

Zones des responsabilités

Rôles (avec leurs missions et leurs redevabilités)

Périmètres

Domaines

Standards de pratique ou Principes

Politiques

Attentes

Attentes

Certains aspects sont bien entendus plus saillants dans une pratique collective que dans une pratique individuelle : les Domaines sont nécessaires lorsque plusieurs rôles travaillent ensemble et que l’on souhaite réserver certains périmètres à un seul Rôle, alors que dans la pratique individuelle de GTD, ne s’agissant que de vous-même, le périmètre est « naturellement » délimité par votre capacité de contrôle sur la chose en question.

En fait, pour qui pratique GTD, il est difficile de trouver ces analogies fortuites. D’autant plus si l’on tient compte du nombre de fois où GTD est cité dans le livre de Brian Robertson sur l’Holacracy. Il paraît évident que Brian Robertson et Tom Thomison ont fait un vrai travail de transposition au collectif de pratiques au départ individuelles (sans que ce soit nécessairement conscient de leur part).

De la productivité personnelle comme fondement d’une organisation collective sans managers

GTD, au delà d’une méthode avec ses droits et marques, est avant tout une pratique de gestion de soi : du vrai self-management. Et Brian ne s’y trompe pas, qui confie régulièrement qu’entre « commencer par GTD ou par Holacracy, il vaut mieux commencer par GTD » (comme le rappelle David Allen, à 4’50’’). Ce n’est que logique : comment attendre d’un Groupe qu’il se gère de manière autonome si chacun de ses membres ne sait pas se gérer efficacement lui-même ?

Or, tout le monde ne fonctionne pas déjà en GTD. J’en veux pour preuve le grand nombre de personnes travaillant déjà en Holacracy à qui je demande à chaque fois si elle ont une liste d’actions et une liste de projets distinctes l’une de l’autre ; dans 90% des cas la réponse est non (alors que cela est requis par la Constitution). Très souvent, la pratique de la Revue Hebdo est également inexistante (hors réunion tactique) et l’inbox n’est pas franchement à zéro régulièrement. Or ces pratiques ne sont pas des coquetteries. Vous serez réellement plus productif et à même de gérer ce qui vous arrive dessus si vous avez vos listes d’actions et de projets distinctes (entre autres outils). Par ailleurs, avec l’identification précise de nos activités, GTD fait de la transmission d’un Rôle d’une personne à l’autre un véritable jeu d’enfant !

Si Mike travaille aujourd’hui chez Zappos, c’est parce que l’entreprise a fini justement par se rendre compte de l’étroit rapport qui existe entre les deux pratiques et a décidé de consolider la pratique holacratique de ses collaborateurs en les formant à GTD « pour de vrai ». Mike est donc responsable de la mise en place et de la bonne pratique de GTD au sein de Zappos. Qu’on ne s’y trompe pas, il ne s’agit pas de pratiquer GTD ou l’Holacracy pour l’amour de la chose, mais bien d’utiliser ces deux moyens à des fins qui les dépassent ; il s’agit dans les deux cas  d’une pratique au service d’une raison d’être : la raison d’être de l’entreprise pour Holacracy, et celle de la personne pour GTD.

Les points fondamentaux sur lesquels Mike souhaite mettre l’accent sont la Revue Hebdomadaire, qui peut se concevoir comme une hiérarchisation de Raisons d’être et qu’il souhaite présenter comme étant l’occasion de rappeler les valeurs essentielles de la société et de synchroniser les listes de projet du Groupe. Pour le reste de l’intégration, Mike compte certifier un certains nombre de collaborateurs pour en faire les hérauts de la pratique et permettre à l’entreprise d’avoir des référents internes au niveau même des Groupes.

En conclusion, s’il est tout à fait possible de pratiquer GTD sans être utilisateur de l’Holacracy, il est plus délicat d’être efficace en Holacracy sans pratiquer GTD.

Les formations à l’Holacracy proposent toujours une demi-journée de sensibilisation à GTD, ce qui n’a donc, vous l’aurez compris, rien d’un hasard (mais méfiance par contre envers des fournisseurs Holacracy qui souhaiteraient vous former à GTD en soi sans y être certifiés…). Si vous souhaitez passer en Holacracy, il nous paraît important de ne pas sauter cette étape et de bénéficier d’un accompagnement de qualité par des personnes certifiés tant pour l’Holacracy que pour GTD. Si vous y êtes déjà, il y a fort à parier que vous gagnerez beaucoup à former vos collaborateurs à la gestion de soi. Ainsi qu’à la Communication Empathique, mais ce sera le sujet d’un autre billet.

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