À l’heure où de plus en plus d’études en psychologie cognitive valident la pertinence et le fonctionnement de la méthodologie GTD, il est légitime de se demander finalement ce que vaut ce système, comparé à nos fonctionnements usuels.

Le monde a tourné jusqu’ici sans GTD. C’est vrai. Mais le monde a évolué. Beaucoup. Hier, pour beaucoup d’entre nous, le travail à faire était évident, et l’état même des choses vous indiquait le résultat souhaité : les blés sont hauts, il faut moissonner ; la pièce industrielle n’est pas usinée, on sait ce qu’il faut faire avec ; le rapport est en brouillon, il faut le rédiger au propre. Aujourd’hui, pour beaucoup de personnes qui travaillent en entreprise, les knowledge workers, ce qu’il faut faire n’est pas toujours évident,et rien que la définition du résultat à obtenir est une étape souvent nécessaire vers sa réalisation. Pourtant, nous continuons à essayer de fonctionner « comme avant ». Alors, suite à un article de mon collègue Todd Brown, j’ai eu l’idée de vous proposer à mon tour un système. Un système de productivité.

Imaginez un système qui contienne à la fois votre vie privée, et votre vie professionnelle. Vous pourriez tout y mettre, sans distinction. Ce système vous garantit de ne rien trier et de vous rappeler ce que vous avez à faire. Mais aléatoirement. Il pourra vous rappeler d’acheter du pain quand vous êtes au bureau. D’aller chercher votre fille à la crèche en rendez-vous client, ou de faire une proposition commerciale lorsque vous êtes en famille. Il pourra même, à l’occasion, vous réveiller la nuit pour vous rappeler que vous n’avez pas intégré la réponse de votre fournisseur alors que la proposition est déjà partie. En somme, il vous présentera une liste de choses à faire sans considération de votre possibilité de les faire ou non à ce moment-là.

Ce système pourra aussi gérer vos priorités. Il vous présentera souvent le plus récent comme devant être fait avant le reste. Et il saura aussi mettre l’accent sur les projets qui crient le plus fort, en focalisant sur le court terme. Pour ce système, faire les courses pour le pot-au-feu de dimanche ou signer le prochain client sera mis sur un pied d’égalité. Pareil pour « appeler Jean-Paul pour le déjeuner de midi » et « faire un brouillon de la stratégie de l’entreprise à 5 ans » ; dans un souci de bonne gestion de ses ressources, le système vous indiquera d’ailleurs juste « appeler JP » ou « stratégie ». Et tant pis si vous ne savez plus ce que ça veut dire dans quelques semaines.

Enfin, pour ce système, tout devra être fait d’un bloc. Que ce soit lancer la campagne online, faire le site web ou organiser les jeux olympiques, le système vous rappellera constamment qu’il faut finir ces choses tant qu’elles ne seront pas terminées, sans vous détailler les étapes, et même si vous en avez déjà défini quelques unes.

En somme, je vous propose un système qui considère que tout a la même importance, doit être fait immédiatement, et d’un bloc. Un système qui vous garantit des rappels, mais aléatoires, et qui consomme énormément d’énergie mentale pour fonctionner.

Ma question est la suivante : combien seriez-vous prêt à payer pour utiliser ce système ?

Rassurez-vous, vous n’avez rien à payer. Ce système, vous l’utilisez déjà : c’est votre cerveau.

memoireBeaucoup de gens continuent d’utiliser leur cerveau pour être rappelé des choses à faire et de la manière de les faire. Le problème, c’est que notre cerveau n’est pas bon à ça. Il excelle dans la résolution de problème, dans les associations d’idées, la reconnaissance de forme, la créativité. Il est fait pour ça. Mais pour nous rappeler l’ensemble de nos engagements, il n’est pas bon.

De nos jours, avec la surcharge d’information quotidienne qui est la nôtre et la complexité des projets, il est plus que jamais nécessaire de sortir de notre tête tout ce qu’il est inutile ou inefficace d’y laisser. Nous avons plus que jamais besoin d’un « cerveau externe », qui nous permette de :

  • lister tous les résultats souhaités (nos projets)
  • nous présenter la liste de toutes les actions que nous pouvons faire au moment où nous pouvons effectivement les faire (et masquer les autres)

C’est toute la puissance de GTD. Et c’est précisément ce que valident toutes les recherches actuelles en psychologie cognitive. Utilisons notre cerveau pour ce à quoi il excelle : la stratégie, la résolution de problème, la clarification de la complexité. Utilisons un système externe pour le reste : le détail de ce qu’il faut faire quand et comment.

D’ailleurs, c’est déjà ce que nous faisons avec un calendrier : nous utilisons un calendrier pour y mettre nos rendez-vous, et les y noter fait que nous n’avons plus besoin de nous en souvenir. C’est la même chose avec tout ce que nous avons à faire, prétendre le contraire est une malhonnêteté intellectuelle. Personne n’essaie de se souvenir de son agenda une fois qu’il est rempli. Pourquoi ne pas faire de même avec nos tâches ?

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