18 avril 2016
Romain Bisseret

GTD... de A à Z ! ou la technique de l'alphabet

L'une des raisons pour laquelle la méthode GTD fonctionne pour tout le monde, indépendamment des profils et préférences psychologiques, c'est qu'elle invite à répondre à deux questions fondamentales. Deux questions auxquelles tout cerveau humain doit répondre, s'il veut arriver à faire quelque chose : « qu'est-ce que je veux vraiment faire ? », et « par quoi je commence ? ». Les réponses à ces deux questions devront être organisées dans un système de confiance, soit informatique, soit papier. Ce qui m'intéresse aujourd'hui, c'est la qualité de la précision apportée à cette réponse.

Rappelez-vous, lorsque vous avez appris votre alphabet, ou si vous avez des enfants en âge de l'apprendre, observez comment ils font. Généralement, ils récitent en tentant d'aller dans l'ordre à A à Z. Une fois qu'ils ont réussi, qu'ils ont dit le dernier Z, ils sont très fiers d'eux. Éventuellement, tout le monde applaudit autour, il y a beaucoup d'énergie, et ils n'ont qu'une envie : recommencer. Que se passe-t-il maintenant, s'ils s'arrêtent à W ? Ou X, Y ? Rien. Tout le monde attend, car tout le monde sait que c'est pas fini, même l'enfant lui-même. Et pour peu qu'il arrive à Z, que se passe-t-il s'il a commencé par B, ou C, D ? Rien de plus, car là encore, tout le monde sait qu'il manque quelque chose. Et en général, l'enfant n'arrive même pas à commencer s'il ne commence pas par A. Car l'alphabet, c'est aller de à A à Z.

Il en va de même avec tout ce que nous avons à faire. Quel que soit notre projet, il nous faut une ligne d'arrivée et un point de départ clairement identifiés. Il nous faut un A, et un Z. Ainsi, pour chaque chose que nous avons notée à faire, lors de l'étape de Clarification de GTD, nous devons répondre à l'identification de la ligne d'arrivée, c'est-à-dire notre Z, et à l'identification de la toute prochaine action à entreprendre pour y parvenir, c'est-à-dire notre A. Ces deux points sont majeurs dans l'abaissement du niveau de stress, et dans l'efficacité qui sera la vôtre à accomplir chacun de ces projets. Notez tous vos Z au moins dans la fiche projet en question (et je connais certaines personnes qui placent au lieu du nom standard du projet, le résultat qu'ils souhaitent atteindre). Et ce sont tous vos A qui peupleront vos listes de prochaines actions. Le simple fait de se demander, lorsque vous relirez vos listes d'actions, « est-ce bien un A ? », devrait vous permettre d'identifier rapidement les faux départs, c'est-à-dire les actions que nous pensions être les prochaines mais qui, en réalité, nécessitent une voire plusieurs étapes préliminaires avant de pouvoir les effectuer. De la même manière, vous poser la question « est-ce bien Z ? » pour tous les résultats de chacun de vos projets vous permettra de clarifier la ligne d'arrivée, c'est-à-dire définir ce qui doit être vrai de façon à ce que la chose que vous souhaitiez accomplir soit effectivement accomplie. Car la plupart du temps, ce que nous écrivons dans nos listes (et ce qui se trouvent dans les balayages mentaux), c'est quelque chose entre B et Y, qui nous oblige à chaque fois que nous les consultons à retrouver un A, et parfois à nous demander si nous ne sommes pas déjà à Z.

Certes, l'analogie n'est pas parfaite car elle désigne au moyen des lettres de l'alphabet, qui sont de même nature, des choses de natures différentes (une prochaine action, concrète et physique, et un résultat à atteindre qui est une construction mentale). Cependant, j'ai remarqué dans les coachings et formations qu'elle permettait de réellement clarifier les attentes, et d'identifier plus rapidement et avec plus de confiance quelle était la vraie prochaine action, et quelle était la vraie ligne d'arrivée. J'espère que cela pourra également vous aider, que vous pratiquiez ou non GTD.

 

10 comments on “GTD... de A à Z ! ou la technique de l'alphabet”

  1. " Ce qui se conçoit bien s'énoncent clairement - Et les mots pour le dire arrivent
    aisément" — Boileau, L'Art poétique
    Voilà, un commentaire qui invite courtoisement à aller bien plus loin. Clair, Concis, Complet - CCC
    Connaîtriez-vous un équivalent français au MindMapping de Tony Buzan comme vous l'êtes pour GTD de David Allen ?
    MERCI et au plaisir de se rencontrer un jour peut-être, sans doute…
    François

    1. Merci pour ce commentaire, François ! De fait, j'ai rencontré il y a quelques mois une personne qui m'a dit avoir aidé à lancer le MindMapping en France, je vais rechercher son contact et vous l'envoyer à l'e-mail utilisée pour ce commentaire, si cela vous convient.

  2. Bonjour Romain,
    C'est un article effectivement intéressant.
    Pour ma part je suis responsable d'une cellule de coordination technique qui a en charge la coordination des maîtrises d'oeuvre sur un projet de modernisation de ligne de métro à la RATP.
    Ce type de démarche m'intéresse mais j'ai le sentiment que la définition des A et des Z est grandement dépendante de la déclinaison en projets. En effet, il est possible d'affecter différents type de découpages en projets et tant que cela n'a pas été fait correctement il est probable que notre approche GTD reste floue...
    Si je force le trait, dans des projets très vaste, si on considère que notre seul projet est l'ensemble du projet lui-même nous n'arriverons peut être jamais à définir les A et les Z de manières claires et exhaustives.
    Quel est votre avis ?
    Avez-vous également des articles sur la notion de projet ?

    Merci.

    1. Bonjour Norbert,

      merci pour cet email et cette question capitale. J'ai plusieurs niveaux de réponse.

      Au premier niveau, purement individuel, j'insisterai sur le fait que GTD est une méthode de productivité personnelle, c'est-à-dire que son objet est, a priori et avant tout, d'améliorer les flux de travail d'une personne, pas nécessairement d'un groupe. L'idée étant que plus l'environnement est chaotique, plus chacun a intérêt à avoir un système très "bordé" ! (ie. on ne peut pas prévoir la météo, mais on peut faire en sorte que son bateau ait les bons équipements, à jour, etc).
      À ce niveau donc, la définition des A et des Z reste très personnelle : la prochaine action qui m'incombe, et le résultat qui, une fois atteint, fait que je considère le projet comme terminé (notez que différentes personnes peuvent avoir une idée tout autant différente de l'atteinte d'un même résultat...).

      Au second niveau, collectif, la démarche reste valable mais elle nécessite un autre regard. En effet, sur des projets de grande ampleur, on peut considérer un A (souvent plusieurs, car plusieurs points de départ possibles) initial, et un Z final sur lequel tout le monde est d'accord (ou du moins, devrait l'être ; il est toujours intéressant de vérifier auprès des parties prenantes que tout le monde envisage bien la même fin au projet commun, ça évite les surprises). Bien entendu, un grand projet est souvent découpé en projets de moindre envergure, qui sont autant d'étapes (milestones) vers la fin souhaitée. Il peut être intéressant de considérer les A et Z de chacune de ces étapes (d'autant plus si les parties prenantes ne sont pas forcément concernées par toutes ces étapes) ; on peut ainsi scinder les grands projets en étapes de plus en plus brèves, qui auront chacune leur A et leur Z intermédiaires. Ce qui importe, c'est que les A identifiés soient bien des A (et donc, des actions très concrètes), et les Z des résultats qui, dans ce cas, sont bien ceux souhaités par les parties prenantes concernées.

      J'espère avoir apporté des éléments de réponse !

  3. Bonjour Romain, j'ai finit d'écouter la semaine dernière l'Audiolib de la nouvelle édition de la Méthode GTD de David ALLEN, et j'en ais encore réécouté une partie avec le livre que j'ai reçu hier à porté de main. Je ne suis pas fan du tout de cette conceptualisation alphabétique. Pour ce qui et de définir le début (Projet) en même temps que la fin (objectif), j'aurais tendance à mettre encore des flêches en pointillé (oui, j'aime ça 🙂 !). Dans les taches et projet qu'on à pu me donner je remarque qu'il y'a souvent (en pointillé) des incubations qui en modifie la nature. Et qui font qu'au final le résultat peut ne plus correspondre totalement au projet de départ. Soit elles l'enrichissent, soit elle nous dirige vers de nouvelles pistes différentes, soit invalide totalement le bien fondé du projet de départ qui finit en "classement vertical" (poubelle). C'est là que je vois la grande importance du "Pourquoi ?" de David ALLEN. Et de son rappel que quantité est plus créative, que ce que je nommerais la discrimination qualitative. Qu'en pensez-vous, mon cheminement mental est-il clair et en accord avec GTD ?

    1. Bonjour Virginie et merci pour ce commentaire et pardon aussi pour le voir si tard 🙂 Je ne suis pas sûr de bien comprendre la dernière phrase.
      Quant à l'analogie, elle est de dire que le A correspond à la première action (et non au Projet) et le Z à l'atteinte du résultat et que faire un projet c'est tout simplement aller de A à Z (rien avant la prochaine action, plus rien une fois le résultat atteint). Entre les deux, il peut se passer des tonnes de choses qui peuvent en effet parfois modifier le Z, la finalité du projet. C'est la vie ! L'article comme la méthode sont en accord avec cela. Dans GTD cela étant, nous invitons toujours à définir un résultat souhaité (même s'il n'est pas final et qu'il sera parfois modifié), car tout bateau a besoin d'un cap pour savoir où se rendre sans se laisser dériver. Ce cap peut changer selon la météo ou le déroulé de la navigation (ou l'envie du skipper, bref).

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