Si vous me lisez, c’est qu’a priori vous êtes déjà sensibilisés à la méthode GTD. Vous pratiquez les 5 étapes fondamentales, et les plus avancés d’entre vous se promènent régulièrement dans les Horizons d’attention. Vous l’avez expérimenté, la méthode GTD vous permet d’accomplir plus de choses avec moins de stress, qu’il s’agisse du prochain e-mail à écrire, de cet appel à passer, de la prochaine ré-organisation du département en passant par les vacances et l’endroit où vous aimeriez vivre dans 10-15 ans. C’est un système complet et cohérent.
Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro), et/ou à limiter le travail en cours (Personal Kanban). C’est le premier de ces points qui va nous intéresser aujourd’hui : la méthode Pomodoro.
Mesurer par « tomates »
Pomodoro a été mise au point par Francesco Cirillo, un universitaire italien soucieux d’optimiser ses périodes de travail et de limiter les distractions. Il a imaginé un fonctionnement très simple, qui est le suivant : scinder le travail en intervalles de 25 minutes entrecoupés de courtes pauses. Wikipedia nous renseigne sur les différentes étapes :
- choisir la tâche à accomplir
- régler le minuteur sur 25 minutes
- travailler sans interruption jusqu’à ce que le minuteur sonne
- à la sonnerie, placer une marque (une « tomate ») sur une feuille séparée
- tant qu’il y a moins de quatre marques, prendre une pause de 5 minutes, puis reprendre à l’étape 2.
- après 4 « tomates », prendre une pause plus longue, de 10 à 15 minutes, puis effacer ou rayer les « tomates » et recommencer à l’étape 1.
Attention, point important : vos pauses doivent être utilisées à d’autres activités que celle en cours. Autrement dit, si vous utilisez vos tomates pour travailler sur l’ordinateur (e-mail, rédaction…), votre pause ne doit pas avoir lieu sur l’ordinateur (à regarder les réseaux sociaux par exemple…). La grande pause est idéalement passée en courte petite promenade, pour qui peut.
Intégration : GTD et Pomodoro
Vous utilisez GTD, vos tâches sont donc déjà identifiées en Prochaines Actions rangées par listes de contexte (bureau, ordinateur, etc.). Une bonne façon d’utiliser Pomodoro avec GTD et décupler votre concentration est de fixer un minuteur, de choisir la liste correspondant à votre contexte et de dépiler les actions qui s’y trouvent l’une après l’autre. Trois règles à respecter :
- on ne surfe pas sur Internet,
- pas de téléphone,
- pas d’interruptions.
Tenez le monde à distance pendant la durée du minuteur (pourquoi pas en utilisant la technique de l’échelle !), vous serez bluffés par le résultat.
Les avantages ?
- il est plus facile de progresser, car vous vous attelez à des tâches simples pendant un temps limité. Si « écrire un article » peut paraître parfois rebutant, « écrire sur Pomodoro pendant 25 minutes » par exemple est beaucoup plus facile à entreprendre.
- on profite davantage des pauses car on culpabilise moins vu qu’on abat du travail efficacement,
- vos petits pas vous dirigent vers de grands résultats : une seule tomate peut vous faire avancer sur plusieurs projets majeurs.
Le plus simple pour commencer est bien entendu de vous procurer un minuteur (ceux du smartphone fonctionnent très bien, mais il existe aussi des apps), de débuter par des séries plus courtes si vous pensez que 25 minutes est trop long (par exemple, un quart d’heure), puis d’augmenter semaine après semaine de 5 minutes jusqu’à arriver à 25. C’est plus facile et cela vous permet de développer le muscle de votre concentration sans trop souffrir de courbatures mentales !