27 juillet 2017
Jean-Luc Koning

Partir en vacances dans les meilleures conditions

Enfin les vacances

Partir en vacances pour aller se reposer, c'est bien. Partir l'esprit libre, c'est encore mieux.

Tous les ans à l'époque des vacances un certain nombre d'articles fleurissent dans les médias pour nous donner des conseils généraux sur la manière de nous préparer afin de partir en vacances le coeur léger. Mais qu'en est-il pour le manager ?

Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise au retour ?

Heureusement, la réponse est positive. Et il n'est pas si compliqué que ça de mettre en oeuvre ces bonnes pratiques car on peut les extraire à partir de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire.1

Voyons ici comment l'adapter avant notre départ en vacances.

Avant de partir

Partir l'esprit léger passe d'abord par le fait de déposer tout ce qui y est stocké (dans notre esprit) et "dégager le paysage" des semaines à venir.

En somme, nous avons besoin d'être sûr de ce que nous n'allons pas faire durant ce temps de vacances afin de pouvoir nous sentir bien.

Selon David Allen, l'un des gourous actuels du management et du développement personnel, c'est le seul moyen d'y parvenir.

"you better know what you’re not doing before you can feel comfortable about not doing it"

Cette maxime vaut d'ailleurs aussi bien pour la vie de tous les jours que pour la période de vacances. (En effet, dans mon quotidien, c'est parce que je connais la liste de toutes les choses que j'ai à faire que je peux me permettre sereinement de m'attaquer à celle que je juge la plus importante sans avoir l'appréhension de découvrir trop tard une chose plus urgente ou plus importante ; cela me permet également d'être en capacité de faire face à l'impromptu qui ne manquera pas de survenir dans ma journée.)

Alors, avant de partir : 3 conseils !

Conseil n°1 : Gagnez en clarté

Dans un premier temps, il s'agit d'avoir une vision claire de l'ensemble des choses qui sont en suspens, en faire un inventaire exhaustif.

Il peut s'agir de notes prises en réunion, de reçus et de cartes de visites ramassés, de divers éléments qui, malgré vous, se sont accumulés dans vos poches, sacs, attachés-cases, de textos et autres messages vocaux, en plus des canaux normaux que sont vos boîtes mail et vos réseaux sociaux.

Rassemblez toutes ces choses dans des endroits de collecte (physiques ou numérique) que vous allez pouvoir traiter, sans oublier qu'une partie significative de ces choses devra atterrir directement dans la poubelle.

Traiter signifie ici passer en revue méthodiquement ce qu'on vient de collecter, décider et lister l'action que cela entraîne, le projet qui est concerné, l'élément qui est en attente, l'événement à porter sur l'agenda et les documents à archiver. On procède ainsi jusqu'à avoir vidé chaque item de nos piles, boîtes vocales, courriels et textos, y compris notre tête qui trop souvent conserve en arrière plan des idées, des projets, des initiatives qui méritent également d'être notées au bon endroit.

Conseil n°2 : Mettez à jour

À ce stade, il est temps maintenant de s'assurer que ces listes sont propres, que les choses caduques sont effacées et que tous les items sont à jour.

Sur vos listes d'actions, cochez celles qui ont déjà été exécutées et prenez une minute pour réfléchir à celles qui doivent suivre.

Ensuite, faites un zoom sur les dernières pages de votre agenda. Si vous scannez les deux ou trois dernières semaines vous allez immanquablement trouver des actions ou des informations en suspens, que vous pourrez porter sur vos listes. Ça ne manquera pas de vous rappeler de nouvelles choses. En effet, les réunions ou les événements auxquels vous avez participé suscitent des idées sur les actions à engager. Notez-les également.

Faites de même pour les deux semaines de votre agenda qui vont suivre votre retour de vacances. Passez en revue les événements qui y sont inscrits et collectez les actions qu'il faudra engager. Cette anticipation vous évitera le stress du retour de vacances.

Si vous avez l'habitude de tenir à jour une liste des choses "en attente" (ce que je vous recommande) passez-la en revue pour voir si par hasard il ne faudrait pas relancer une personne avant de partir ou si ça peut attendre votre retour. Profitez-en pour cocher sur cette liste ce qui n'a plus lieu d'être.

Enfin, évaluez un à un le statut de vos projets en cours. Assurez-vous d'avoir pour chacun une action suivante à engager. Passez en revue le dossier relatif à chacun de ces projets pour vous assurer que les éléments présents sont actifs et pertinents.

Conseil n°3 : Accueillez les idées nouvelles

Cette étape est le fruit spontané des deux précédentes. Vous serez surpris de constater que de nouvelles idées pourront maintenant venir s'ajouter naturellement car vous avez éliminé les obstacles de votre éco-système au flux naturel d'énergie créative qui est en vous.

Il vous viendra maintenant des "Tiens ! Ça me rappelle que…" et "Oh, je pense que j'aimerais…". Laissez émerger ces idées spontanées.

Ce processus s'inspire du simple bon sens mais rares sont les personnes qui s'en servent bien et aussi régulièrement qu'elles devraient, c'est-à-dire fréquemment pour leur permettre d'avoir l'esprit libre, d'être détendues et de garder la situation en main.

C'est l'occasion de compléter ou de vous créer une liste "un jour peut-être" . Ajoutez-y toutes les éventualités émergentes auxquelles vous venez juste de commencer à penser.

Les idées posées sur cette liste sont de véritables pépites. Elle n'ont rien d'immédiates mais elles sont la porte ouverte au démarrage de nouveaux projets. Vous serez plus enclin à saisir des opportunités quand elles se présenteront, si vous les avez préalablement identifiées et collectées. Et vous serez surpris d'observer que certains des éléments de cette liste se concrétiseront bel et bien, sans gros efforts conscients de votre part.

Et pendant les vacances

Il est possible qu'au milieu de vos vacances vous commenciez à remarquer qu'une certaine agitation de votre esprit a tendance à revenir. Les soucis de la maison ou du travail qui étaient ces derniers jours à des années-lumières redeviennent subitement imminents. Votre esprit recommence petit à petit à s'attarder sur des projets et des tâches qui vous attendent chez vous.

Dans ce cas, n'hésitez pas à prendre une heure pour sortir votre ordinateur et faire une revue complète de l'ensemble de vos projets et de vos actions en cours. Pour cela je vous renvoie à l'article sur la Revue Hebdomadaire Express (cf. https://www.inxl.fr/revue-hebdo-gtd-express/).

Prenez un temps seul, à part, dans un endroit où personne ne vous dérangera pour nettoyer votre esprit de ces pensées erratiques qui viennent vous distraire. En moins de soixante minutes, vous serez capable d'ajouter une dizaine ou une vingtaine d'actions à vos listes ainsi que quelques nouveaux projets qui ont commencé à vous effleurer l'esprit ces derniers jours.

Effectuer ce court exercice vous aidera à vous plonger à nouveau pleinement dans les dernièrs jours de vacances sans inquiétudes concernant le retour au travail. Cela vous permettra également de renouveler votre l'énergie.

Peut-être une certaine lassitude ou un train-train avait commencé à s'installer dans votre temps de vacances. Il va ainsi pouvoir être balayé et c'est comme si les vacances recommençaient...

Notes:

1Nous vous invitons à consulter les guides méthodologiques ; en particulier, les Listes des déclencheurs qui vous aiderons à libérer votre esprit de tout ce qui vous préoccupe tant dans la sphère professionnelle et personnelle. Voir bien sûr également la fiche présentant les onze rubriques de la Revue Hebdomadaire.

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Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement au manager de mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise à son retour ?

Ces bonnes pratiques peuvent être extraites de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire

Nous voyons ici comment les adapter pour un départ en vacances.

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