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Pour faire suite à l’article concernant la mise en place d’un système GTD®, et à la demande d’un client, je me suis penché sur différentes solutions utilisant Evernote. Il y en a deux principales : The Secret Weapon, et After The Book (en anglais, les deux). C’est la seconde qui trouve le mieux grâce à mes yeux. Faisons le tour.

[MISE À JOUR DU 07/07/2016] Depuis l’écriture de cet article, Evernote a procédé à deux limitations sérieuses de son offre gratuite : il n’est plus possible d’envoyer des courriels directement à votre adresse Evernote, et vous ne pouvez plus installer le logiciel que sur 2 outils différents (un PC et un smartphone, par exemple, ou un PC et une tablette, ou une tablette et un smartphone, etc.). Ces deux limitations réduisent sérieusement l’intérêt que présentait le logiciel à l’origine pour en faire un système GTD. Aujourd’hui, la version gratuite ne permet plus d’en faire un outil de capture total, ni un système qui vous suivent en permanence si vous avez plus de deux « points de chute ». À titre personnel, j’ai dû déplacer l’intégralité de mes références dans un autre outil. Autre changement : le site After The Book n’est plus en ligne.[FIN]

Personnellement, et encore aujourd’hui, je n’utilise Evernote que pour les phases de collecte et pour le classement des références. En gros, toutes les prises de notes électroniques (sauf email) se retrouvent dans l’inbox d’Evernote, et tous mes documents électroniques importants sont dupliqués dans Evernote également. Mais la souplesse d’Evernote et l’idée d’un système GTD basé entièrement dessus m’avait déjà chatouillé, je l’avoue. Aussi cette étude suscitait-elle un enthousiasme certain en moi.

The Secret Weapon vs After The Book

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L’installation de TSW a fait grand bruit, c’était une des premières qui permettait de mettre en place pratiquement tout GTD à partir d’un seul logiciel. Pour ma part, je la trouve un peu lourde, notamment par l’utilisation de carnets pas forcément nécessaires, et aussi parce qu’elle repose en grande partie au départ sur la gestion des emails, ce qui est très réducteur à mon sens. En somme, j’ai trouvé (c’est personnel), que seuls les concepts utilisés par les créateurs de TSW avaient été pris en compte, mais pas toute la méthode de David Allen. Ainsi, on ne dispose d’aucun moyen de mise en perspective des choses à faire (ce à quoi servent normalement les Horizons). Enfin, la distinction entre Now, Next, Soon n’est pas très parlante, voire pas très pertinente (ça manque un peu de précision…).

A l’inverse, ce que j’ai beaucoup aimé dans After The Book, c’est l’intelligence avec laquelle son concepteur, Matt, respecte la méthode GTD dans Evernote. En effet, la plupart du temps les systèmes qui se réclament de GTD n’en retiennent finalement qu’un concept ou deux. Matt a vraiment fait un effort remarquable : non seulement les concepts sont respectés (sauf l’énergie et le timing, mais il y a moyen d’arranger ça, nous allons le voir), mais en plus il a réussi à les articuler dans un logiciel. Et seul Evernote semble rétrospectivement capable de cet tour de force, grâce à son atout majeur : les tags, ou étiquettes en français, ainsi que son moteur de recherche (qui recherche dans le titre, la note, les PDFs et même les images…). Si vous souhaitez voir la mise en place de After The Book et la reproduire chez vous, rendez-vous sur son site (lien en bas de page), et si l’anglais vous rebute vous pouvez activer les sous-titres en français (dans une traduction approximative mais compréhensible tout de même) via l’icône CC en bas à droite des vidéos.

Pourquoi c’est bien, ATB ?

After the Book LogoParce que ATB, appelons-le comme ça maintenant que nous avons fait connaissance, permet de saisir toute la chaîne de votre vie, depuis les actions du quotidien jusqu’aux valeurs que vous défendez en vivant sur Terre. En somme, les altitudes sont prises en compte et intégrées de telle manière que vous pouvez facilement relier toute action basique à ce que vous voulez vraiment faire de votre vie… sans vous obligez à le faire pour autant. C’est-à-dire que vous avez immédiatement sous les yeux la possibiltié de redonner du sens à des choses qui pouvaient, à force, en avoir perdu. De même que vous pouvez beaucoup plus facilement vous concentrer sur ce qui est vraiment important pour vous, à la manière du ZTD de Leo Babauta. Les actions sont reliées aux projets, qui sont reliés à vos zones de responsabilités, lesquelles sont reliées à vos objectifs à moyen termes, lesquels sont reliés à la vision au long terme, laquelle est reliée à vos valeurs et votre but dans la vie. Quelle que soit l’action ou le projet, vous pouvez savoir pourquoi vous la faites, et pourquoi vous faites bien de la faire (ou à l’inverse, pourquoi il pourrait être bon de ne pas la faire, en fait). La confiance qui naît du pourquoi de vos actions est accessible d’un simple clic sur le bon tag.

Pourquoi ça marche ?

Parce que c’est très facile à utiliser, pour peu qu’on respecte un principe de base qui est le suivant : toute note doit avoir une étiquette, sinon elle est perdue dans les limbes. Si ce point est respecté, le reste est une promenade de santé. La souplesse d’Evernote vous permet d’avoir des fiches d’Action Suivante comportant tout ce qui est nécessaire pour réaliser l’action, et la faculté de pouvoir lier les notes entre elles ou à une Note Principale (à la manière d’une page d’accueil de site Internet) permet de toujours savoir où on en est dans un projet. Du coup, en créant une Master Project Note pour tout projet, à laquelle on lie toutes les actions pertinentes, on se retrouve avec un moyen de suivre facilement l’évolution du projet en question. Matt a réussi à utiliser le meilleur des étiquettes et des carnets : ainsi, comme une étiquette reste attachée à une note quelque soit le carnet dans lequel la note se trouve, si jamais vous souhaitez déléguer une action, il vous suffit de mettre la note dans un carnet, de partager ce carnet avec la personne qui sera en charge de la tâche… et cette note reste toujours dans le projet puisqu’elle y est attaché par l’étiquette. Vous ne perdez rien de vue.

Au quotidien

GTDEvernoteLe seul point qui n’est pas abordé dans ATB est la gestion des différents paramètres liés à une Action « à la GTD » (le temps nécessaire, l’énergie requise, voire la priorité). Mais on le voit, la souplesse d’Evernote pallie sans souci à cela. Il suffit de:

  1. créer des tags correspondants à des intervalles de temps pertinents pour vous (par ex. « 10mn » pour tout ce qui nécessite moins de 10 minutes, « 1h » pour tout ce qui est compris entre 11 minutes et 1h, etc),
  2. faire de même pour l’énergie (la triplette haute/moyenne/basse suffit très souvent),
  3. affecter ces critères à chaque note-Action

Puis nous allons tirer parti de la possibilité de sauvegarder des recherches dans Evernote :

  1. faites une première recherche avec par exemple les tags « @bureau », « 10mn », et « énergie-1 »,
  2. enregistrer cette recherche (choix proposé par Evernote en dessous du champ de recheche)
  3. placer ces sauvegardes dans les raccourcis.

Désormais, comme toutes les interfaces d’Evernote (ordinateur, téléphone, tablette) propose l’accès à ces raccourcis d’un clic/toucher, vous pouvez accéder via ce seul raccourci à « toutes les actions au bureau qui peuvent se faire en moins de 10mn et qui demandent peu d’énergie mentale ». Vous tirez pleinement parti de GTD !

Quelques bémols

Oui, quand même, il y a des bémols. Par exemple, le système des alertes. Evernote a ajouté il y a quelques mois la possibilité de mettre des alertes sur les notes, donnant ainsi le moyen d’avoir des rappels sur des actions, par exemple, en ce qui nous concerne. Ça marche assez bien, vous aurez en effet le jour même un signal et la note sera mise en avant par rapport aux autres. Pour autant, ça reste assez sommaire. Vous ne pouvez pas choisir l’heure à laquelle l’alerte sonne, ni mettre en place de répétition ou de comptes à rebours. Cependant, la fonction respecte à la lettre la méthode GTD, qui est très avare lorsqu’il s’agit de lier une action à une date particulière (les seules choses à mettre dans l’agenda sont les réunions, les rendez-vous, et les deadlines).

On peut également regretter l’impossibilité de relier les notes à un carnet d’adresse externe, ce qui est bien pratique pour avoir les informations de contact lorsqu’il s’agit d’appeler quelqu’un (bon, vous pouvez toujours prendre les 15sec nécessaires pour faire un copier coller…). Evernote ne peut quand même pas tout.

Au final, la mise en place d’ATB est pour moi la meilleure existante en ce qui concerne GTD. Elle respecte la méthode en tous points, et vous donne non seulement un très bon contrôle, mais une excellente perspective sur tout ce que vous avez à faire. Si je n’avais pas mon système actuel, je pense que c’est ce que j’utiliserais.

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