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Pas une semaine ne passe désormais sans un article dénonçant le fléau des temps modernes du travailleur qui l’est tout autant : l’email. Comme souvent un mouvement radical s’est créé, qui prone le retour à l’état « inbox zero ». Utopique ? Pas du tout. Vous pouvez reprendre espoir.

Une boite email standard... Il n’est pas rare de nos jours de recevoir 200 emails par jour, même une fois filtrés par l’antispam. Parmi ceux-ci, une étude a montré, s’il en était besoin, qu’environ 10% sont réellement utiles. Recevoir beaucoup d’emails ne constitue pas une preuve d’importance, ceci indique même plutôt généralement que : – l’instigateur de l’email ne sait pas nécessairement à qui il est vraiment destiné, et arrose un peu tout le monde de peur qu’on lui reproche de ne pas communiquer, – vous n’avez pas entrepris les actions nécessaires pour éviter certains emails de groupe. C’est un peu comme faire savoir que l’on quitte tard le bureau : en France on prend ça pour de la motivation, partout ailleurs pour de l’inefficacité. L’informatique qui nous assaille propose pourtant les solutions pour nous aider. Nous allons utiliser trois propriétés bien pratiques de tout logiciel de courrier : le moteur de recherche, les dossiers intelligents, et les filtres.

Inbox zéro

Cet état de zenitude est atteignable. L’idée est tout simplement de considérer votre boîte de réception non plus comme un espace de stockage (j’ai déjà vu plus de 10 000 emails dans une inbox… je ne vous raconte pas l’état psychologique que ça produit), mais comme un espace de transit, dans lequel chaque courriel ne reste que le temps d’être identifié façon GTD. C’est-à-dire moins d’une demi-journée. Après tout, vous ne conservez pas tous vos courriers papiers dans votre boîte aux lettres, alors pourquoi le faire avec vos emails ? Commencez par créer tout d’abord trois dossiers :

  • _action (à entreprendre),
  • _attente (d’une réponse, d’un résultat particulier, d’une date particulière),
  • _archives.

Eventuellement, un quatrième « _infos », et un cinquième « A lire » (pour les newsletter) si vraiment il le faut. Votre boite de réception procède à une collecte automatique : dès qu’un email arrive, il s’y trouve. Quand vient le moment du traitement, triez vos emails comme vous le feriez de votre inbox GTD. Rangez tous les emails nécessitant une action de votre part (répondre, chercher telle info, faire suivre, etc) dans le dossier _action. Si l’action en question prend moins de 2 minutes, faites-la de suite. Rangez tous les emails nécessitant une attente (d’une réponse, d’une information, d’un événement…) dans le dossiers _attente. Le reste, soit vous le jetez parce que ça n’a aucun intérêt, soit vous le mettez dans le dossier _archives. Sans trier.

L’archivage

On garde en général un email parce qu’il ne coûte rien de le faire, que ça ne pèse pas lourd (informatiquement parlant), et qu’on ne sait jamais… La différence entre email et papier est que s’il est plus utile de classer vos papiers par dossiers et ordre alphabétique, c’est parce que le moteur de recherche n’existe que pour vos documents électroniques. Donc, à partir de maintenant, on ne classe plus. Oui, vous avez bien lu, on arrête de créer des sous-dossiers de dossiers. C’est inutile par le temps mis à classer chaque email, et parfois le temps mis à le retrouver. Les moteurs de recherche informatiques retrouvent n’importe quelles informations plus rapidement que l’humain qui les classées. Un mot sera recherché dans le titre, dans l’expéditeur, dans le corps du message, parfois dans la pièce jointe (selon le type)… rien ne vous oblige à y croire, pourtant c’est le cas : la machine va plus vite que vous. Pour le nettoyage de printemps (ou d’hiver, enfin quand vous pouvez), au lieu de ranger vos emails par ordre chronologique, rangez-les par ordre d’expéditeur. Vous verrez immédiatement quels emails sont pertinents. Et quand viendra le moment de classer, et/ou d’alléger vos archives, vous verrez beaucoup plus rapidement ce que vous pouvez jeter ou archiver. C’est une méthode qui fonctionne également très bien pour classer une inbox, du reste.

Petites astuces qui sauvent

Si ce n’est pas déjà fait, désactivez le relevé automatique : à partir de maintenant, c’est vous qui choisissez quand vous consultez vos emails. Après tout, est-ce que vous courrez relever votre boîte aux lettres dès que vous voyez passer le facteur ? Bon. Dans 99,9% des cas, ce qui arrive par email peut patienter une demi-journée qu’on s’en occupe (le 0,01%, ce sont les supports techniques). Si vous avez plusieurs adresses emails, comme c’est assez courant de nos jours, créez des « dossiers intelligents » _action/_attente/_archives qui regroupent les dossiers de même nom de chacun de vos comptes. Ainsi, en sélectionnant ce dossier intelligent vous aurez accès à tous vos emails _action de chacun de vos comptes (tout en conservant la possibilité de ne consulter ces dossiers que compte par compte si vous ne voulez pas mélanger les genres). Si vous êtes souvent en copie d’emails divers, créez-vous un filtre qui redirige tous les emails qui ne vous sont pas adressés directement dans un dossier _infos. Vous le consulterez quand vous aurez le temps. Si vous êtes en CC ou BCC, c’est que vous n’êtes pas dans la boucle principale, il n’y a normalement aucune action pour vous dans cet email. S’il y en a, envoyez vos collaborateurs apprendre à écrire des emails. Voilà, vous avez maintenant repris le contrôle de votre inbox !

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