Gérer sa boîte emails : inbox zero

9 février 2014
Romain Bisseret

Pas une semaine ne passe désormais sans un article dénonçant le fléau des temps modernes du travailleur qui l'est tout autant : les emails. Comme souvent un mouvement radical s'est créé, qui prône le retour à l'état "inbox zero". Utopique ? Pas du tout. Vous pouvez reprendre espoir.

Une boite email standard... Il n'est pas rare de nos jours de recevoir 200 emails par jour, même une fois filtrés par l'antispam. Parmi ceux-ci, une étude a montré, s'il en était besoin, qu'environ 10% sont réellement utiles. Recevoir beaucoup d'emails ne constitue pas une preuve d'importance, ceci indique même plutôt généralement que :

  • l'instigateur de l'email ne sait pas nécessairement à qui il est vraiment destiné, et arrose un peu tout le monde de peur qu'on lui reproche de ne pas communiquer,
  • vous n'avez pas entrepris les actions nécessaires pour éviter certains emails de groupe.

C'est un peu comme faire savoir que l'on quitte tard le bureau : en France on prend ça pour de la motivation, partout ailleurs pour de l'inefficacité. L'informatique qui nous assaille propose pourtant les solutions pour nous aider. Nous allons utiliser trois propriétés bien pratiques de tout logiciel de courrier : le moteur de recherche, les dossiers intelligents, et les filtres.

Emails et "inbox zéro"

Cet état de zenitude est atteignable. L'idée est tout simplement de considérer votre boîte de réception non plus comme un espace de stockage (j'ai déjà vu plus de 10 000 emails dans une inbox... je ne vous raconte pas l'état psychologique que ça produit), mais comme un espace de transit, dans lequel chaque courriel ne reste que le temps d'être identifié façon GTD. C'est-à-dire moins d'une demi-journée. Après tout, vous ne conservez pas tous vos courriers papiers dans votre boîte aux lettres, alors pourquoi le faire avec vos emails ? Commencez par créer tout d'abord trois dossiers :

  • _action (à entreprendre),
  • _attente (d'une réponse, d'un résultat particulier, d'une date particulière),
  • _archives.

Eventuellement, un quatrième "_infos", et un cinquième "A lire" (pour les newsletter) si vraiment il le faut. Votre boite de réception procède à une collecte automatique : dès qu'un email arrive, il s'y trouve. Quand vient le moment du traitement, triez vos emails comme vous le feriez de votre inbox GTD. Rangez tous les emails nécessitant une action de votre part (répondre, chercher telle info, faire suivre, etc) dans le dossier _action. Si l'action en question prend moins de 2 minutes, faites-la de suite. Rangez tous les emails nécessitant une attente (d'une réponse, d'une information, d'un événement...) dans le dossiers _attente. Le reste, soit vous le jetez parce que ça n'a aucun intérêt, soit vous le mettez dans le dossier _archives. Sans trier.

L'archivage des emails en inbox zero

On garde en général un email parce qu'il ne coûte rien de le faire, que ça ne pèse pas lourd (informatiquement parlant), et qu'on ne sait jamais... La différence entre email et papier est que s'il est plus utile de classer vos papiers par dossiers et ordre alphabétique, c'est parce que le moteur de recherche n'existe que pour vos documents électroniques. Donc, à partir de maintenant, on ne classe plus. Oui, vous avez bien lu, on arrête de créer des sous-dossiers de dossiers. C'est inutile par le temps mis à classer chaque email, et parfois le temps mis à le retrouver. Les moteurs de recherche informatiques retrouvent n'importe quelles informations plus rapidement que l'humain qui les classées. Un mot sera recherché dans le titre, dans l'expéditeur, dans le corps du message, parfois dans la pièce jointe (selon le type)... rien ne vous oblige à y croire, pourtant c'est le cas : la machine va plus vite que vous. Pour le nettoyage de printemps (ou d'hiver, enfin quand vous pouvez), au lieu de ranger vos emails par ordre chronologique, rangez-les par ordre d'expéditeur. Vous verrez immédiatement quels emails sont pertinents. Et quand viendra le moment de classer, et/ou d'alléger vos archives, vous verrez beaucoup plus rapidement ce que vous pouvez jeter ou archiver. C'est une méthode qui fonctionne également très bien pour classer une inbox, du reste.

Emails et inbox zero : les astuces qui sauvent

Si ce n'est pas déjà fait, désactivez le relevé automatique : à partir de maintenant, c'est vous qui choisissez quand vous consultez vos emails. Après tout, est-ce que vous courrez relever votre boîte aux lettres dès que vous voyez passer le facteur ? Bon. Dans 99,9% des cas, ce qui arrive par email peut patienter une demi-journée qu'on s'en occupe (le 0,01%, ce sont les supports techniques). Si vous avez plusieurs adresses emails, comme c'est assez courant de nos jours, créez des "dossiers intelligents" _action/_attente/_archives qui regroupent les dossiers de même nom de chacun de vos comptes. Ainsi, en sélectionnant ce dossier intelligent vous aurez accès à tous vos emails _action de chacun de vos comptes (tout en conservant la possibilité de ne consulter ces dossiers que compte par compte si vous ne voulez pas mélanger les genres). Si vous êtes souvent en copie d'emails divers, créez-vous un filtre qui redirige tous les emails qui ne vous sont pas adressés directement dans un dossier _infos. Vous le consulterez quand vous aurez le temps. Si vous êtes en CC ou BCC, c'est que vous n'êtes pas dans la boucle principale, il n'y a normalement aucune action pour vous dans cet email. S'il y en a, envoyez vos collaborateurs apprendre à écrire des emails. Voilà, vous avez maintenant repris le contrôle de votre inbox !

3 comments on “Gérer sa boîte emails : inbox zero”

  1. Merci, je viens de lire l'article, c'est intéressant ! Concernant le classement je fonctionne de la manière suivante :
    - _action = ce qui est dans la boite de réception, évite de devoir aller les chercher
    - _attente = si je suis dans l'attente d'une réponse, c'est que j'y ai répondu ou que quelqu'un va y répondre, dans le premier cas il est dans éléments envoyés, dans le deuxième il est classé
    - _archives = un dossier spécifique pour les projets fermés

    Je fonctionne ainsi car cela correspond très certainement à mon schéma cognitif et je pense que c'est que va différencier les utilisateurs et leur méthode de classement. Je connais quelqu'un qui ne classe rien et il a pourtant une belle carrière et me semble donc efficace.

    Très sincèrement je n'ai jamais eu à rechercher tous les mails ayant trait au hosting ou a un sujet en particulier.. Je ne me sers que très rarement du moteur de recherche car contrairement à ce que vous dites il sont très lents pour la simple raison que les mails sont stockés et synchronisés sur des serveurs distants (IMAP) afin de pouvoir y accéder depuis différents périphériques à différents endroits de la planète. Enfin, il m'est plus difficile de me souvenir de mots contenus dans un email que d'aller le chercher dans une arborescence définie. Sans oublie que le moteur de recherche de gMail par exemple est absolument nul : http://www.bootleygues.net/index.php?post/2013/03/05/gMail-et-son-mauvais-moteur-de-recherche

    Par expérience, j'ai toujours mis moins de temps à retrouver un mail bien classé qu'en passant par un moteur de recherche, deux raisons à cela :
    - Mes sujets de mails sont clairs et parlant [ Client ] - Projet - Sujet
    - Quand vous faites une recherche global sur émetteur + mot clés, vous recevrez plusieurs dizaines de mail à re-parcourir afin de trouver ce que vous cherchez.

    Adrien

  2. Merci pour votre commentaire !

    Le système proposé est en application de la méthode GTD, qui suppose de dissocier les phases de collecte des phases de traitement et d'organisation. Si vous avez un système différent et qui vous convient, surtout conservez-le ! Du coup j'en déduis que vous n'êtes pas vraiment concerné par cet article 🙂

    Le fait de sortir les emails de la boite de réception pour les mettre dans _action correspond à un premier triage. C'est un peu comme avec le courrier physique, généralement on ne laisse pas le courrier dans la boite aux lettres une fois qu'on en a pris connaissance, on le remonte et on le met dans un endroit chez soi où on pourra ensuite le traiter. L'autre avantage est de pouvoir facilement se référer aux informations éventuellement relatives à l'action contenues dans l'email. Cela étant, on peut en effet zapper le dossier _action si :
    - l'action (ou les actions) qu'il nécessite peu(ven/t s'effectuer en moins de deux minutes,
    - l'email ne contient aucune information nécessaire pour traiter l'action (ou les actions) en question (ou on a un moyen de copier-coller ces infos de manière à y accéder ensuite au moment d'agir).

    Ce dossier _action est vidé de ses emails tous les 3 jours maximum (une fois que l'action est effectuée, ou dans le système).

    L'avantage de classer un email dans _attente permet de ne jamais perdre de vue le fait qu'on attend une réponse (dans l'hypothèse où cette réponse nous est nécessaire pour agir par la suite). Ça évite d'avoir à se souvenir (si c'est dans la tête c'est au mauvais endroit), ou d'ajouter ça sur une liste dédiée. Il suffit de checker régulièrement pour voir qui nous a répondu ou pas.

    Ce dossier _attente est régulièrement vidé aussi à mesure qu'on reçoit les réponses (parfois suivant les dossiers ils peuvent rester quelques semaines).

    Pour le dossier _archives, je rencontre en effet encore pas mal de résistances, souvent des doutes quant à la fiabilité des moteurs de recherche justement. Personnellement, je n'ai jamais constaté de lenteur (sauf peut-être Exchange...) ni chez moi ni chez mes clients, du moins par rapport à une recherche manuelle, que le compte soit IMAP ou POP ; les webmails sont logiquement plus lents que les logiciels dédiés, mais ça reste raisonnable.. Quant au fait de trouver les bons mots clés, il suffit de se faire confiance : vous savez ce que vous cherchez. Posez-vous la question à voix haute si besoin, et les mots clefs viendront tous seuls.

    Pour rebondir sur votre article et gMail par exemple, si ce n'est sans doute pas le meilleur moteur, d'expérience il m'a toujours tout retrouvé (même "soldes" quand je ne lui demande que "solde", pour m'en référer à votre article -je viens de faire une copie écran que je vais ajouter au-dessus). Vous utilisez Thunderbird, son moteur est très correct ! Ensuite, si vos sujets à vous sont clairs et parlant, ce n'est pas forcément le cas de tous vos collègues de travail et des emails qu'ils envoient. Il est fréquent de recevoir des emails mal renseignés dans leur sujet, portant sur trois projets différents, qui demandent chacun plusieurs actions. Dans ce cas là, le gros dossier Archives suffit à classer cet email. Dans le cas de plusieurs dossiers comment choisir celui dans lequel classer l'email ? Projet 1, 2... ?

    La recherche par mots clefs renvoie effectivement plusieurs résultats, mais en traitant par date de réception, voire expéditeur, je retrouve dans 90% des cas celui que je cherche parmi les 10 premiers d'un coup d'oeil. Il est à noter que beaucoup de gens conservent trop d'emails qui n'ont pas vocation être gardés, ce qui peut alourdir les résultats (un "ok pour dej à 12h re. projet" de 2012 par exemple... vu encore hier :)).

  3. Hello
    J'ai un dossier ACTION, un ATTENTE, un UN JOUR PEUT-ÊTRE et une boite d'ARCHIVE générale et d'autres pour des activités particulière : une pour mon immeuble, mes cours de théâtre, une association... ça facilite mes recherches.

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