7 janvier 2014
Romain Bisseret

GTD® - Comment créer votre système

C'est sans doute LA question la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode Getting Things Done. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la question surgit : "et toi, t'utilises quoi ?". C'est légitime, pour autant, il faut se rappeler que ce n'est pas la truelle qui construit la cathédrale.

C'est sans doute LA questions la plus débattue par tous les utilisateurs de la méthode Getting Things Done. Dès que deux GTDers se rencontrent, dans les 3 minutes la questions surgit : "et toi, t'utilises quoi ?".

Formation GTD (David Allen) par Romain Bisseret à Paris chez In ExcelsisDans ma pratique il m'arrive parfois souvent de rencontrer des clients qui déclarent connaître la méthode et ne veulent qu'une "aide à implémenter un outil". A mon sens, et à celui du concepteur de GTD, David Allen (excusez du peu) c'est prendre le chemin à l'envers. En se focalisant juste sur l'outil, on finit par passer de l'un à l'autre, tester un truc, entrer toutes ses tâches dès qu'un paraît pas mal, s'apercevoir ensuite que finalement, il manque un truc pour soi essentiel, repartir à la recherche d'un autre outil, remettre à nouveau toutes ses tâches parce que cette fois, c'est la bonne, jusqu'à ce qu'on s'aperçoive que finalement, tiens, non... et le cycle continue. J'ai vu des gens passer des années (oui, plusieurs) comme ça, à passer d'un système à l'autre, y consacrer un temps incroyable, sans avoir à ce jour trouver un système qui leur conviennent vraiment. On voit bien que la méthode est efficace, puisqu'elle leur permet de continuer à travailler comme avant tout en passant un temps fou à essayer de la mettre en place (c'est de l'humour, je précise...).

Formation GTD®

Autant le dire tout de suite : il n'existe pas de logiciel GTD standard, universel, et idéal. S'il existait, il serait déjà sorti de chez David Allen Co, en vente sur leur store. GTD est une méthode, une série de processus conceptuels, qui ne trouvera sa bonne réalisation qu'après que vous aurez, vous, décidé des éléments qui vous sont essentiels, à vous. David Allen insiste bien sur ce point que l'outil vous appartient, et il a longtemps lutté contre la création d'un unique logiciel Getting Things Done (même si ces derniers temps, un accord avec une société dont le nom m'échappe laisse envisager du contraire -pour autant la société en question cherche des développeurs, le logiciel n'est peut-être pas pour tout de suite). Parmi les Chevaliers du Graal, beaucoup connaissent cependant bien la méthode. Et pourtant, ceux que j'ai rencontré pour le moment qui ont appliqué la Méthode de Planification Naturelle pour ce projet "Mon outil GTD" se comptent sur les doigts d'une main. C'est en appliquant cette méthode, partie intégrante de Getting Things Done, que j'ai pour ma part pu définir exhaustivement mes besoins, et trouver un outil qui me satisfasse pleinement. Rappelons les 5 étapes :

  1. But et principes
  2. Vision
  3. Brainstorming
  4. Organisation
  5. Action

Brainstorming GTDLe But et les Principes sont assez évidents et m'ont pris peu de temps. La Vision m'a déjà demandé un bon quart d'heure. Cette partie de la MPN est pour moi un peu comme une lettre au Père Noël, j'aime bien prendre le temps de rêver un peu loin. C'est dans la partie brainstorming que sont apparus les critères pour moi essentiels d'un système GTD sur mesure. Je n'ai pas pris de photo du paperboard à l'époque (je vous parle de 2008 environ), mais je procède en mind-mapping ; l'illustration à côté montre un exemple de brainstorming en cours, relatif à l'implémentation de GTD, réalisé en formation. Les familles thématiques apparaissent beaucoup plus clairement. Cette étape m'a permis de m'apercevoir que certains critères que je pensais optionnels étaient en fait capitaux pour moi. Par exemple : joli et agréable à l'oeil (oui, je vais y mettre ma vie, et consulter le truc plusieurs dizaines de fois par jour, autant que ça soit agréable à regarder). Mais aussi : synchro entre tous les outils, ok si entièrement sur Mac, etc. Rendu à la phase de l'organisation, j'avais pour optimiser ma recherche une série de critères qui m'ont permis de trier, parmi les milliers de solutions et logiciels prétendument Getting Things Done qu'on trouve via Google, la demi-douzaine susceptible de me convenir. Le tri s'est fait en passant chacun au crible de ces critères. Ne restait plus qu'à passer à l'action.

Très sincèrement, toutes les personnes qui ont procédé ainsi ont gagné un temps très précieux (ça se compte en mois), quelques cheveux et aussi pas mal d'argent, dans la mise en place de leur système. Et donc dans leur productivité globale. En clientèle, quand le client a bien compris que ce qui importe d'abord, c'est qu'il définisse lui-même ses propres critères, qu'il fasse ce travail, et n'attende pas de moi mes réponses, car elles ne concernent que moi, alors on peut commencer la mise en place. Tant qu'on cherche un outil qui convienne, avant d'avoir défini ce qui nous convient puis quel outil y correspond, on se condamne à perdre du temps.

Et au fait, qu'est-ce que j'utilise ? Ah ! 🙂

7 comments on “GTD® - Comment créer votre système”

  1. Allez s'il vous plait ! des noms de logiciels !!!...
    la situation décrite est exactement la mienne... je n'arrive pas à trouver LE logiciel qui me convienne PARFAITEMENT !
    plusieurs logiciels sont en compétition mais aucun n'a encore remporté la palme :
    il manque toujours un truc !!
    - Beesy, génial sauf que pas d'app pour mac... connexion obligatoire... contextes non paramétrables... et pas beau !
    - Daylite, extra sur mac !... mais leur app iPhone, iPad, est vraiment pas pratique et ne gèrent pas les Google Agenda !
    - Omnifocus... mon préféré graphiquement... mais j'ai décroché !! ... trop personnalisable ??!!! le comble !

    GSDfaste est prometteur... mais encore trop jeune, bugs à la clé...

    Du coup j'aspire a plus de simplicité... et je regarde les logiciels ZTD... pas mal...

    d'ailleurs, vous en pensez quoi de Zen To Done ?? Quels en sont les points faibles VS. GTD ?... (j'ai bien ma petite idée, mais je préfère laisser parler le spécialiste )

    Enfin, ce serait quand même drôlement bien que Allen & Co proposent enfin un logiciel totalement optimisé et pensé GTD dans les moindres détails !

    Merci d'avance pour votre réponse !
    Cordialement
    Franck

      1. Merci Alexis, ça me donne l'occasion de préciser qu'il sera peut-être possible un jour, finalement, d'avoir un logiciel GTD.

        J'échangeais là-dessus récemment avec David Allen, et il me disait qu'avec l'avénement de l'intelligence artificielle, ça devenait possible. En effet, cette IA, qui serait en permanence avec vous, pourrait apprendre de vos habitudes, contextes, etc, et à mesure de son apprentissage serait à même de vous proposer, en chaque circonstances, la meilleure action à entreprendre au vu de vos actions passées.

        Ce n'est donc peut-être plus si loin ! 🙂

  2. J'ai écrit cet article à l'époque justement pour expliquer pourquoi il était impossible d'avoir un logiciel GTD qui fonctionne pour tout le monde (et, finalement, c'est plutôt une bonne nouvelle, cela voudrait dire sinon que nous aimons tous toujours la même chose...). C'est impossible, parce que certaines personnes préfèrent une vue en liste, d'autres une vue graphique, certains aiment écrire, d'autres préfèrent le clavier, certains aiment le papier d'autres ne le supportent plus, etc. AUCUN logiciel ne contiendra TOUTES les fonctions qui vous sont nécessaires, à moins que vous ne le développiez vous-mêmes (c'est toujours une option 🙂 ). L'idée est vraiment de se poser, et de se dire : qu'est-ce qui m'est indispensable (ie. si le logiciel ne le propose pas, je ne vais même pas plus loin et je passe au suivant), qu'est-ce qui est négociable, etc. Le seul outil idéal est celui que vous utiliserez, et il est différent pour chacun de nous. Même des personnes qui utilisent le même système l'utilisent de manière différente (exemple, Evernote). Mon seul conseil est de lâcher l'idée de trouver le truc idéal, et d'aller chercher parmi l'offre existante le truc qui vous convient LE MIEUX, ça sera déjà super.

    Quant à ZTD, honnêtement, à part les MITs je n'ai jamais vu la différence avec GTD, et d'ailleurs Leo l'indique fréquemment ("c'est comme GTD, mais présenté différemment"). ZTD, pour faire court, c'est juste la façon qu'a Leo d'utiliser GTD. Et de fait, tous les "reproches" qu'il fait à GTD ne sont pas des reproches à la méthode, mais à la façon dont certains tentent de l'utiliser. GTD n'a jamais dit qu'il FALLAIT faire toutes les actions entrées ; GTD présente toutes les options afin que VOUS choisissiez quoi faire à chaque instant (le choix pouvant être, d'ailleurs, de ne rien faire). Vous restez constamment l'arbitre de vos propres choix. Le problème des MITs, et ce qui séduit les gens souvent, c'est que cela crée un filtre artificiel : vous sélectionnez le matin même 3 choses à faire, et du coup vous vous empêchez de faire (peut-être mieux) d'autres choses qui conviendraient mieux au cours de la journée, suivant ce qui se passera. Ça enlève un peu de puissance à GTD, mais il est vrai que cela rassure les gens qui ont l'impression du coup de retrouver un sens des priorités (alors que la vraie compétence est de pouvoir la reconnaître à la volée, parmi toutes nos options). De même, au moment de la Revue Hebdo, rien n'empêche de placer des projets "en suspens", si vous savez qu'ils ne bougeront pas dans les semaines, voire les mois qui viennent, pour les revoir moins fréquemment. En somme, si vous pratiquez ZTD, vous pratiquez GTD, c'est juste la même chose. Et vous n'avez vraiment pas besoin des MITs... 🙂

  3. Hello
    Pour ma part, c'est une chance en fait, je n'ai pas eu l'embarras du choix.
    Parce que je n'ai pas vraiment eu le choix.
    Et je le répète: c'est une chance.
    Dans mon entreprise, le CRM, c'est daylite. Avant de la cofonder (l'entreprise), je ne savais même pas que des gens s'occupaient d'améliorer les performances des autres.
    Puis j'ai connu GTD.
    J'ai essayé de m'y coller et après 2´743'576 tentatives, je peux dire aujourd'hui que j'en ai compris les premiers rudiments.
    Et comme j'ai appris avec l'outil daylite, aujourd'hui, je ne me pose même pas la question de savoir si on peut utiliser autre chose. Youpi yeah. Pas de recherche sur le net. Pas d'hésitation. Pas de ah-mais-ce-systhème-serait-TELLEMENT-parfait-s'ilpouvait-se-synchroniser-avec-ma-cafetière-et-l'appli-mon-coach-sportif-calendar-easy-ciné.
    Bon, je l'avoue, mais ne le répétez à personne, j'utilise aussi "rappel" sur iPhone pour le contexte, "quand personne ne regarde"...
    mais chut

  4. […] Ainsi, la personne qui aura su se motiver pour aller au delà de la première grosse marche, se trouve souvent découragée ici par le fait de devoir faire un choix parmi une myriade de possibilités dont, au final, il n’est pas dit qu’elle soit en mesure de l’effectuer. Deuxième paradoxe : une fois les fournitures de base en place, il faut avoir pratiqué un peu la méthode pour savoir de quoi l’on a besoin pour la pratiquer correctement (comment construire son système GTD). […]

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