Nous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l’ordre d’importance, est le temps nécessaire.

C’est une évidence, toute action à accomplir nécessite un intervalle de temps précis de réalisation. Que vous soyez familier de la tâche, ou qu’elle soit nouvelle, il va bien falloir « prendre du temps », littéralement pour la faire. En conséquence, GTD® préconise d’affecter à l’avance, au moment du traitement, le temps que vous décidez d’allouer à la bonne exécution de cette action. L’intérêt est multiple.

Prévoir, c’est voir en avance

Le premier intérêt est évident : il vous permet de savoir combien de temps la tâche va prendre, c’est-à-dire, combien de temps il faudrait avoir devant soi pour pouvoir la réaliser. Si vous n’avez que 10 minutes avant la prochaine réunion, il ne sert à rien de vous lancer dans une action qui demande une heure. A l’inverse, si vous avez une heure, il peut être préférable de justement s’atteler aux tâches qui réclament ce temps de réalisation, plutôt qu’enchaîner des tâches qui demandent entre 5 et 10 minutes. Ceci part de  l’hypothèse la plus courante : celle où nous avons davantage de petits moments dispo que de grandes plages. Bien entendu, cela varie considérablement selon les métiers, mais reste très pertinent.

Le fait d’affecter à chaque tâche un temps nécessaire de réalisation vous permet donc, une fois que vous êtes dans l’action, de pouvoir trier l’action la plus pertinente à entreprendre. Considérant le premier critère, le contexte, ce deuxième critère de temps nous permet, à contexte égal, de différencier l’action la plus faisable suivant le temps dont on dispose. Ainsi, le temps nécessaire au moment de la définition de l’action, devient un temps disponible au moment d’effectuer son choix (à contexte égal encore une fois).

Prévoir, c’est préparer le cerveau à la performance

Le proviseur de Louis le Grand, dans les années 80-90, avait coutume de dire : « plus on a de choses à faire, mieux on les fait« . Au delà du premier degré un peu provocateur, l’idée sous-jacente est qu’en effet, plus on est « chargé », mieux on travaille, pour la simple et bonne raison qu’on ne peut plus se permettre de devoir revenir sur quelque chose qui aurait été mal fait, et on fait en sorte de tout faire au mieux dès le départ. C’est la même idée, aussi surprenant que cela puisse paraître, qui se trouve derrière la phrase tout aussi provocatrice de David Allen, quand il déclare : « je suis le type le plus fainéant que j’ai jamais rencontré« . Les fainéants, les vrais, sont des gens très efficaces, car ils détestent devoir passer trop de temps à faire les choses. David a précisé récemment sa pensée (apparemment, il le fallait !) : « pour moi, fainéant signifie juste parvenir à réaliser quelque chose avec le moins d’efforts possible« .

Ces petites phrases étant dites, figurez-vous que, si la science peine à prouver quoi que ce soit (voir source en bas de page), l’expérimentation soutient l’idée sous-jacente. C’est un fait connu de quelques personnes, mais qui commence à se savoir, et que je vous livre tout cru : votre cerveau fonctionne dans le temps que vous lui donnez, pour peu que ce temps soit raisonnable. Oui, ça veut dire que pour une tâche qui prend en gros une heure, si vous vous donnez 1h20 pour la faire, vous la ferez en 1h20. Et si vous vous donnez 50mn, il y a de très, très grandes chances pour que vous la réalisiez effectivement en 50mn. Si vous vous donnez un quart d’heure, ce n’est pas raisonnable, vous n’y arriverez sans doute pas.  Ou alors il vous faut revoir votre estimation première !

L’estimation du temps… et de son emploi

On peut se poser la question de savoir comment évaluer le temps d’une nouvelle tâche. Ce qu’on fait quotidiennement ne pose généralement pas de problème, on en a une assez bonne idée. Mais l’inconnu ? La réponse est triviale : on se chronomètre. Au tout début certes, on estime ça à la louche, mais au moment de faire cette tâche, surtout si elle risque de revenir assez souvent, le mieux est de se chronométrer ! Et pour qui connaît la méthode Pomodoro, on peut affecter simplement une ou deux tomates, et voir où ça vous mène (ça vous intéresse, un article sur Pomodoro et GTD ?).

L’autre avantage d’affecter un temps nécessaire à la réalisation d’une action devient évident dès qu’il s’agit de la planifier. En effet, vous n’allez pas mettre cette action de 2h un jour où vous n’avez que des « trous » d’un quart d’heure : ce jour-là, vous ne pourrez planifier que des tâches qui demandent moins de 15mn. Dans le même ordre d’idée, si vous avez de grandes plages de temps certains jours, profitez-en pour planifier ce qui demande du temps (rappel : GTD® part du principe que certaines tâches seulement ont besoin d’être planifiées, le reste est sélectionné d’après les listes contextuelles). Un autre avantage encore est l’estimation de la charge de travail à un moment donné, pour laquelle on peut utiliser le Personal Kanban (ça vous intéresse, un article sur le PK et GTD ?).

A vous de jouer

Regardez votre liste d’actions, et si vous ne l’avez pas déjà fait, demandez-vous pour chacune :

• combien de temps me faut-il pour l’accomplir ?

Quand vous ne savez pas trop, mettez une estimation. Si vraiment cela reste très vague, notez à côté de la tâche de vous chronométrer. Vous gagnerez en connaissance de vous-mêmes, et en efficacité !

Le prochain article de la série portera sur le troisième critère d’une action GTD : l’énergie requise.