Les Liberating Structures nous permettent de facto d’avoir des séances de travail en ligne vraiment productives et satisfaisantes.
[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l'ordre d'importance, est le temps nécessaire.
C'est une évidence, toute action à accomplir nécessite un intervalle de temps précis de réalisation. Que vous soyez familier de la tâche, ou qu'elle soit nouvelle, il va bien falloir "prendre du temps", littéralement pour la faire. En conséquence, GTD® préconise d'affecter à l'avance, au moment du traitement, le temps que vous décidez d'allouer à la bonne exécution de cette action. L'intérêt est multiple.
Prévoir, c'est voir en avance
Le premier intérêt est évident : il vous permet de savoir combien de temps la tâche va prendre, c'est-à-dire, combien de temps il faudrait avoir devant soi pour pouvoir la réaliser. Si vous n'avez que 10 minutes avant la prochaine réunion, il ne sert à rien de vous lancer dans une action qui demande une heure. A l'inverse, si vous avez une heure, il peut être préférable de justement s'atteler aux tâches qui réclament ce temps de réalisation, plutôt qu'enchaîner des tâches qui demandent entre 5 et 10 minutes. Ceci part de l'hypothèse la plus courante : celle où nous avons davantage de petits moments dispo que de grandes plages. Bien entendu, cela varie considérablement selon les métiers, mais reste très pertinent.
Le fait d'affecter à chaque tâche un temps nécessaire de réalisation vous permet donc, une fois que vous êtes dans l'action, de pouvoir trier l'action la plus pertinente à entreprendre. Considérant le premier critère, le contexte, ce deuxième critère de temps nous permet, à contexte égal, de différencier l'action la plus faisable suivant le temps dont on dispose. Ainsi, le temps nécessaire au moment de la définition de l'action, devient un temps disponible au moment d'effectuer son choix (à contexte égal encore une fois).
Prévoir, c'est préparer le cerveau à la performance
Le proviseur de Louis le Grand, dans les années 80-90, avait coutume de dire : "plus on a de choses à faire, mieux on les fait". Au delà du premier degré un peu provocateur, l'idée sous-jacente est qu'en effet, plus on est "chargé", mieux on travaille, pour la simple et bonne raison qu'on ne peut plus se permettre de devoir revenir sur quelque chose qui aurait été mal fait, et on fait en sorte de tout faire au mieux dès le départ. C'est la même idée, aussi surprenant que cela puisse paraître, qui se trouve derrière la phrase tout aussi provocatrice de David Allen, quand il déclare : "je suis le type le plus fainéant que j'ai jamais rencontré". Les fainéants, les vrais, sont des gens très efficaces, car ils détestent devoir passer trop de temps à faire les choses. David a précisé récemment sa pensée (apparemment, il le fallait !) : "pour moi, fainéant signifie juste parvenir à réaliser quelque chose avec le moins d'efforts possible".
Ces petites phrases étant dites, figurez-vous que, si la science peine à prouver quoi que ce soit (voir source en bas de page), l'expérimentation soutient l'idée sous-jacente. C'est un fait connu de quelques personnes, mais qui commence à se savoir, et que je vous livre tout cru : votre cerveau fonctionne dans le temps que vous lui donnez, pour peu que ce temps soit raisonnable. Oui, ça veut dire que pour une tâche qui prend en gros une heure, si vous vous donnez 1h20 pour la faire, vous la ferez en 1h20. Et si vous vous donnez 50mn, il y a de très, très grandes chances pour que vous la réalisiez effectivement en 50mn. Si vous vous donnez un quart d'heure, ce n'est pas raisonnable, vous n'y arriverez sans doute pas. Ou alors il vous faut revoir votre estimation première !
L'estimation du temps... et de son emploi
On peut se poser la question de savoir comment évaluer le temps d'une nouvelle tâche. Ce qu'on fait quotidiennement ne pose généralement pas de problème, on en a une assez bonne idée. Mais l'inconnu ? La réponse est triviale : on se chronomètre. Au tout début certes, on estime ça à la louche, mais au moment de faire cette tâche, surtout si elle risque de revenir assez souvent, le mieux est de se chronométrer ! Et pour qui connaît la méthode Pomodoro, on peut affecter simplement une ou deux tomates, et voir où ça vous mène (ça vous intéresse, un article sur Pomodoro et GTD ?).
L'autre avantage d'affecter un temps nécessaire à la réalisation d'une action devient évident dès qu'il s'agit de la planifier. En effet, vous n'allez pas mettre cette action de 2h un jour où vous n'avez que des "trous" d'un quart d'heure : ce jour-là, vous ne pourrez planifier que des tâches qui demandent moins de 15mn. Dans le même ordre d'idée, si vous avez de grandes plages de temps certains jours, profitez-en pour planifier ce qui demande du temps (rappel : GTD® part du principe que certaines tâches seulement ont besoin d'être planifiées, le reste est sélectionné d'après les listes contextuelles). Un autre avantage encore est l'estimation de la charge de travail à un moment donné, pour laquelle on peut utiliser le Personal Kanban (ça vous intéresse, un article sur le PK et GTD ?).
A vous de jouer
Regardez votre liste d'actions, et si vous ne l'avez pas déjà fait, demandez-vous pour chacune :
Quand vous ne savez pas trop, mettez une estimation. Si vraiment cela reste très vague, notez à côté de la tâche de vous chronométrer. Vous gagnerez en connaissance de vous-mêmes, et en efficacité !
Le prochain article de la série portera sur le troisième critère d'une action GTD : l'énergie requise.
[learn_more caption="Pour aller plus loin"] David M. Eagleman, et al.Time and the Brain : how Subjective Time relates to Neural Time, The Official Journal of the Society for Neuroscience, 2005.[/learn_more]
Les Liberating Structures nous permettent de facto d’avoir des séances de travail en ligne vraiment productives et satisfaisantes.
Compte-rendu de la conférence Liberating Structures de Seattle 2019, par Frédéric de Verville.
La méthode Getting Things Done permet un incomparable alignement de la raison d'être et des actions d'une personne, d'une équipe ou d'une société. ll suffit d'utiliser les Horizons d'attention d'une manière précise.
La mise en place de la méthode GTD (Getting Things Done) rencontre trois écueils principaux, qui peuvent se surmonter en appliquant un principe directeur et une piste d'actions concrètes.
Les Zones de Responsabilités sont un des Horizons d'Attention majeurs de GTD. Pour autant, ils sont souvent méconnus et sous-utilisés.
Le sujet du jour va concerner l'Holacracy et notamment la réunion de Gouvernance. Cette réunion est celle où les membres d'un même cercle vont travailler collectivement sur la structure de l'organisation. Il se trouve qu'elle est souvent mal vécue au départ à la fois par les participants et souvent par les facilitateurs eux-mêmes. J'aimerais partager aujourd'hui […]
L'avalanche quotidienne de réunions et de courriers électroniques m'empêchent de vraiment mener mes projets à long terme.
Comment est-ce que je peux faire pour avancer sur ce qui compte le plus pour moi sans me laisser happer par ce qui retient trop souvent mon attention ?
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Partir en vacances pour aller se reposer, c'est bien. Partir l'esprit libre, c'est encore mieux.
Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement au manager de mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise à son retour ?
Ces bonnes pratiques peuvent être extraites de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire
Nous voyons ici comment les adapter pour un départ en vacances.
Le concept de la Prochaine Action est fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. En pratique, c'est une autre histoire.
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L'open space est une entrave majeure à la productivité des personnes en entreprise. Certaines ont trouvé une parade ingénieuse...
En bon praticien GTD, vous avez une liste de choses que vous aimeriez faire, un jour, peut-être. La fameuse liste « Un Jour / Peut-être » qui porte bien son nom. Comment s'en servir efficacement ?
Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro). C’est ce point qui va nous intéresser aujourd’hui.
La Revue Hebdomadaire est un incontournable de la méthode GTD. C'est également une des habitudes les plus délicates à mettre en place et à conserver dans le temps. Sa durée est souvent invoquée comme le frein principal par les personnes qui s'y mettent.
La réunion de gouvernance, pilier de l'holacratie, permet à chacun d'oeuvrer individuellement au résultat commun.
Holacracy is often critiqued for being inhumane. This is a false statement, in that Holacracy doesn't apply to human relationships. We've been running Holacracy for 2,5 years, here's how it went for us.
La plupart des commentaires à charge contre l'holacratie mentionne un caractère "non humain". Or, les rapports humains n’ont rien à voir avec la façon de travailler ensemble. Voyons pourquoi.
La méthode GTD demande d'identifier clairement la prochaine action et le résultat final de tous nos projets. À cette fin, l'alphabet peut être une analogie efficace.
J'ai toujours été fasciné par le pouvoir des mots. Ils appartiennent à la catégorie de ces choses qui peuvent avoir un impact majeur sous des apparences anodines. De ces choses qu'il semble possible de négliger au motif que "vous voyez ce que je veux dire"... quand finalement on n'est pas sûr de bien voir. C'est […]
(ça vous intéresse, un article sur le PK et GTD ?). ==> oui très clairement 🙂
OK, alors pour vous laisser patienter, le temps que je m'y colle, voici déjà deux liens en ce sens :
http://www.personalkanban.com/pk/applications/gtd-kanban-similarities-differences-synergies-between-the-two/ , très bel article comparatif entre les deux méthodes
Et bien sûr le site de mon ami Pascal Venier, qui est justement dédié à la combinaison de GTD et PK, et saura sûrement vous renseigner mieux que moi :
http://www.pascalvenier.com/gtd-kanban-personnel-1/