2 septembre 2013
Romain Bisseret

GTD® - le temps nécessaire

[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous avons vu la dernière fois le concept le plus populaire de GTD relatif aux actions : les contextes. La méthode nous invite à affecter encore trois autres critères (disons, au moins deux autres) pour pouvoir effectuer notre choix quand vient le moment de décider quoi faire. Le second critère, dans l'ordre d'importance, est le temps nécessaire.

C'est une évidence, toute action à accomplir nécessite un intervalle de temps précis de réalisation. Que vous soyez familier de la tâche, ou qu'elle soit nouvelle, il va bien falloir "prendre du temps", littéralement pour la faire. En conséquence, GTD® préconise d'affecter à l'avance, au moment du traitement, le temps que vous décidez d'allouer à la bonne exécution de cette action. L'intérêt est multiple.

Prévoir, c'est voir en avance

temps Le premier intérêt est évident : il vous permet de savoir combien de temps la tâche va prendre, c'est-à-dire, combien de temps il faudrait avoir devant soi pour pouvoir la réaliser. Si vous n'avez que 10 minutes avant la prochaine réunion, il ne sert à rien de vous lancer dans une action qui demande une heure. A l'inverse, si vous avez une heure, il peut être préférable de justement s'atteler aux tâches qui réclament ce temps de réalisation, plutôt qu'enchaîner des tâches qui demandent entre 5 et 10 minutes. Ceci part de  l'hypothèse la plus courante : celle où nous avons davantage de petits moments dispo que de grandes plages. Bien entendu, cela varie considérablement selon les métiers, mais reste très pertinent.

Le fait d'affecter à chaque tâche un temps nécessaire de réalisation vous permet donc, une fois que vous êtes dans l'action, de pouvoir trier l'action la plus pertinente à entreprendre. Considérant le premier critère, le contexte, ce deuxième critère de temps nous permet, à contexte égal, de différencier l'action la plus faisable suivant le temps dont on dispose. Ainsi, le temps nécessaire au moment de la définition de l'action, devient un temps disponible au moment d'effectuer son choix (à contexte égal encore une fois).

Prévoir, c'est préparer le cerveau à la performance

Le proviseur de Louis le Grand, dans les années 80-90, avait coutume de dire : "plus on a de choses à faire, mieux on les fait". Au delà du premier degré un peu provocateur, l'idée sous-jacente est qu'en effet, plus on est "chargé", mieux on travaille, pour la simple et bonne raison qu'on ne peut plus se permettre de devoir revenir sur quelque chose qui aurait été mal fait, et on fait en sorte de tout faire au mieux dès le départ. C'est la même idée, aussi surprenant que cela puisse paraître, qui se trouve derrière la phrase tout aussi provocatrice de David Allen, quand il déclare : "je suis le type le plus fainéant que j'ai jamais rencontré". Les fainéants, les vrais, sont des gens très efficaces, car ils détestent devoir passer trop de temps à faire les choses. David a précisé récemment sa pensée (apparemment, il le fallait !) : "pour moi, fainéant signifie juste parvenir à réaliser quelque chose avec le moins d'efforts possible".

cerveau GTDCes petites phrases étant dites, figurez-vous que, si la science peine à prouver quoi que ce soit (voir source en bas de page), l'expérimentation soutient l'idée sous-jacente. C'est un fait connu de quelques personnes, mais qui commence à se savoir, et que je vous livre tout cru : votre cerveau fonctionne dans le temps que vous lui donnez, pour peu que ce temps soit raisonnable. Oui, ça veut dire que pour une tâche qui prend en gros une heure, si vous vous donnez 1h20 pour la faire, vous la ferez en 1h20. Et si vous vous donnez 50mn, il y a de très, très grandes chances pour que vous la réalisiez effectivement en 50mn. Si vous vous donnez un quart d'heure, ce n'est pas raisonnable, vous n'y arriverez sans doute pas.  Ou alors il vous faut revoir votre estimation première !

L'estimation du temps... et de son emploi

On peut se poser la question de savoir comment évaluer le temps d'une nouvelle tâche. Ce qu'on fait quotidiennement ne pose généralement pas de problème, on en a une assez bonne idée. Mais l'inconnu ? La réponse est triviale : on se chronomètre. Au tout début certes, on estime ça à la louche, mais au moment de faire cette tâche, surtout si elle risque de revenir assez souvent, le mieux est de se chronométrer ! Et pour qui connaît la méthode Pomodoro, on peut affecter simplement une ou deux tomates, et voir où ça vous mène (ça vous intéresse, un article sur Pomodoro et GTD ?).

L'autre avantage d'affecter un temps nécessaire à la réalisation d'une action devient évident dès qu'il s'agit de la planifier. En effet, vous n'allez pas mettre cette action de 2h un jour où vous n'avez que des "trous" d'un quart d'heure : ce jour-là, vous ne pourrez planifier que des tâches qui demandent moins de 15mn. Dans le même ordre d'idée, si vous avez de grandes plages de temps certains jours, profitez-en pour planifier ce qui demande du temps (rappel : GTD® part du principe que certaines tâches seulement ont besoin d'être planifiées, le reste est sélectionné d'après les listes contextuelles). Un autre avantage encore est l'estimation de la charge de travail à un moment donné, pour laquelle on peut utiliser le Personal Kanban (ça vous intéresse, un article sur le PK et GTD ?).

A vous de jouer

Regardez votre liste d'actions, et si vous ne l'avez pas déjà fait, demandez-vous pour chacune :

  • combien de temps me faut-il pour l'accomplir ?

Quand vous ne savez pas trop, mettez une estimation. Si vraiment cela reste très vague, notez à côté de la tâche de vous chronométrer. Vous gagnerez en connaissance de vous-mêmes, et en efficacité !

Le prochain article de la série portera sur le troisième critère d'une action GTD : l'énergie requise.

[learn_more caption="Pour aller plus loin"] David M. Eagleman, et al.Time and the Brain : how Subjective Time relates to Neural Time, The Official Journal of the Society for Neuroscience, 2005.[/learn_more]

2 comments on “GTD® - le temps nécessaire”

    1. OK, alors pour vous laisser patienter, le temps que je m'y colle, voici déjà deux liens en ce sens :
      http://www.personalkanban.com/pk/applications/gtd-kanban-similarities-differences-synergies-between-the-two/ , très bel article comparatif entre les deux méthodes

      Et bien sûr le site de mon ami Pascal Venier, qui est justement dédié à la combinaison de GTD et PK, et saura sûrement vous renseigner mieux que moi :
      http://www.pascalvenier.com/gtd-kanban-personnel-1/

Laisser un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

25 janvier 2023
Comment aider votre ado à travailler

Soyons clair, les temps actuels n’ont rien d'évident pour les études. De plus en plus d'ados se retrouvent à devoir jongler entre un ENT plus ou moins rempli et des cours où, apparemment, l'apprentissage de la prise de note est oubliée de l'enseignement. Ce sont ces ados informatisés qui m’intéressent ici plus particulièrement. La déferlante […]

30 décembre 2022
Exploiter le pouvoir de la communication non violente pour une entreprise plus efficace et plus productive

La communication non violente est une approche de communication qui vise à promouvoir l'expression authentique des émotions, la reconnaissance de la dignité de chaque personne et le respect de ses besoins et de ses limites. Elle a été développée par Marshall Rosenberg dans les années 1960 et repose sur l'idée que tous les êtres humains […]

5 décembre 2022
Ce ne sont pas vos listes qui sont dingues…

Ma cliente était enthousiaste. Le coaching avait très bien démarré, les différentes étapes s’enchainaient bien et elle réussissait sans trop de souci à adapter la méthode à son univers. Jusqu’à ce moment où elle s’arrêta net. L’œil soudain fixe, les bras refermés sur son corps, le dos légèrement en retrait. Et la voix blanche : […]

6 juillet 2020
Du bonheur d’effectuer des réunions en ligne performantes : les Liberating Structures à la rescousse.

Les Liberating Structures nous permettent de facto d’avoir des séances de travail en ligne vraiment productives et satisfaisantes.

3 avril 2019
Inclusion avec les Liberating Structures

Compte-rendu de la conférence Liberating Structures de Seattle 2019, par Frédéric de Verville.

7 mars 2019
Alignement : de la raison d’être à la prochaine action

La méthode Getting Things Done permet un incomparable alignement de la raison d'être et des actions d'une personne, d'une équipe ou d'une société. ll suffit d'utiliser les Horizons d'attention d'une manière précise.

9 mai 2018
Les 3 paradoxes de GTD (et comment s’en sortir)

La mise en place de la méthode GTD (Getting Things Done) rencontre trois écueils principaux, qui peuvent se surmonter en appliquant un principe directeur et une piste d'actions concrètes.

12 décembre 2017
GTD et les responsabilités : le pont entre l'action et la raison d'être

Les Zones de Responsabilités sont un des Horizons d'Attention majeurs de GTD. Pour autant, ils sont souvent méconnus et sous-utilisés.

30 novembre 2017
Du jeu des polarités dans une réunion de gouvernance

Le sujet du jour va concerner l'Holacracy et notamment la réunion de Gouvernance. Cette réunion est celle où les membres d'un même cercle vont travailler collectivement sur la structure de l'organisation. Il se trouve qu'elle est souvent mal vécue au départ à la fois par les participants et souvent par les facilitateurs eux-mêmes. J'aimerais partager aujourd'hui […]

10 novembre 2017
À l'aide ! J'ai trop de réunions. Je n'arrive plus à avancer !

L'avalanche quotidienne de réunions et de courriers électroniques m'empêchent de vraiment mener mes projets à long terme.
Comment est-ce que je peux faire pour avancer sur ce qui compte le plus pour moi sans me laisser happer par ce qui retient trop souvent mon attention ?

30 octobre 2017
Holacracy et GTD : de la gestion de soi à l'organisation collective

Les rapports étroits qui existent entre les méthodes GTD et Holacracy font qu'il est délicat d'être efficace dans la seconde sans pratiquer la première. Par construction.

27 juillet 2017
Partir en vacances dans les meilleures conditions

Partir en vacances pour aller se reposer, c'est bien. Partir l'esprit libre, c'est encore mieux.

Existe t-il des bonnes pratiques permettant de systématiquement au manager de mettre tout son environnement de travail en ordre de manière à partir l'esprit serein sans être inquiété d'une possible mauvaise surprise à son retour ?

Ces bonnes pratiques peuvent être extraites de ce qui s'appelle la Revue Hebdomadaire

Nous voyons ici comment les adapter pour un départ en vacances.

1 juillet 2017
La prochaine action, ou comment s'auto-déléguer

Le concept de la Prochaine Action est fondamental dans GTD et la plupart des gens ont souvent l'impression d'être familiers de la chose. En pratique, c'est une autre histoire.

16 juin 2017
Covey vs. Allen : Complémentarité ou Contradiction

Les "7 Habitudes" et GTD sont deux méthodologies complémentaires qui s'enrichissent l'une l'autre.

5 juin 2017
L'open space stimule la créativité...

L'open space est une entrave majeure à la productivité des personnes en entreprise. Certaines ont trouvé une parade ingénieuse...

24 mai 2017
Un Jour, Peut-être : la liste GTD au potentiel infini

En bon praticien GTD, vous avez une liste de choses que vous aimeriez faire, un jour, peut-être. La fameuse liste « Un Jour / Peut-être » qui porte bien son nom. Comment s'en servir efficacement ?

7 mai 2017
GTD et Pomodoro

Il est également possible d’utiliser d’autres méthodes de productivité avec GTD, notamment lorsqu’il s’agit d’aider à la concentration (Pomodoro). C’est ce point qui va nous intéresser aujourd’hui.

18 avril 2017
GTD : La revue (hebdo) express

La Revue Hebdomadaire est un incontournable de la méthode GTD. C'est également une des habitudes les plus délicates à mettre en place et à conserver dans le temps. Sa durée est souvent invoquée comme le frein principal par les personnes qui s'y mettent.

3 avril 2017
Gouvernance en Holacracy : le mieux est l'ennemi du bien

La réunion de gouvernance, pilier de l'holacratie, permet à chacun d'oeuvrer individuellement au résultat commun.

7 mars 2017
Holacracy: what about the people?

Holacracy is often critiqued for being inhumane. This is a false statement, in that Holacracy doesn't apply to human relationships. We've been running Holacracy for 2,5 years, here's how it went for us.

Certification VeriSelect
Référencé Datadock
Certification Qualiopi
Mentions légales
Politique de confidentialitéConditions générales
Décideurs Magazine
In Excelsis S.A.S. au capital de 10.000 €
26 rue du Commandant René Mouchotte, 75014 Paris
01 44 30 06 37 
RCS de Paris 810 870 998
TVA intracom FR58810870998
Organisme de Formation Professionnelle n° 11755387575
Distributeur exclusif
Partenaire officiel
linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram
%d blogueurs aiment cette page :