GTD® - l'énergie requise

25 octobre 2013
Romain Bisseret

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[dropcap style="font-size:60px; color: crimson;"]N[/dropcap]ous nous intéressons cette fois-ci au troisième critère affecté aux Actions Suivantes dans GTD, l'énergie requise. Ce critère est souvent négligé, surtout en France et dans les pays latins qui préfèrent généralement "se forcer". Nous allons voir qu'il est très important en terme de productivité globale.

Le niveau d'énergie

Les deux premiers critères d'une Action dans GTD, on l'a vu, sont le contexte et le temps nécessaire pour réaliser cette action. Ainsi, la méthode me présente en premier lieu toutes les tâches que je peux effectuer dès que je suis dans le bon contexte (ie. je suis au bon endroit et/ou avec les bons outils et/ou la bonne personne), et que j'ai devant moi suffisamment de temps pour la faire. En général, lorsque je demande en formation quel est le critère suivant de sélection, on me répond "la priorité". En fait, on me répond souvent la priorité dès le premier critère... arrivé au troisième, les participants sont  sûrs que, enfin, on va prendre en compte cette fameuse priorité ! Eh non, toujours pas.

Ce troisième critère, l'énergie requise pour effectuer la tâche, est donc une estimation personnelle du niveau de forme physique et/ou mentale auquel j'ai besoin d'être pour pouvoir effectuer cette tâche de manière optimale. L'idée est simple : affecter les tâches intellectuellement exigeantes au moment où je suis le plus affuté dans la journée. Et le corollaire : réserver un petit groupe d'actions no brainer pour les moments où je suis rincé.

Effectuer des tâches exigeantes alors que je suis à peine en état d'agrafer correctement mes notes de frais est une erreur : je vais passer deux fois plus de temps à faire quelque chose de moins bien que si j'étais en forme, et il faudra immanquablement y revenir plus tard. J'aurais perdu (beaucoup) de temps, d'estime personnelle, et de force de travail. Toujours en corollaire, effectuer des tâches ultra simples alors que je suis en pleine possession de tous mes moyens est un énorme gâchis... certes, mes notes de frais seront bien agrafées, mais bon...

Pourquoi c'est important ?

En général ce critère est négligé, car on me dit "oui mais si y'a un truc super urgent qui arrive, rincé-e ou pas, il faut que je le fasse". Ma réponse ? Ça dépend (avec un gros penchant pour "non, pas forcément"). Alors, oui, il pourra arriver, parfois (très rarement), qu'il y ait une urgence telle qu'elle exige qu'on passe trop de temps à mal la traiter (vous notez le parti-pris ?). Mais c'est rare, beaucoup plus rare qu'on ne pense. Encore une fois, faites-vous la réflexion : est-ce que ça vaut vraiment le coup d'y passer trop de temps à mal le faire, et devoir y revenir plus tard de toute façon pour le faire bien ? Juste parce que, comme ça semble prioritaire, il vaut mieux que je m'épuise totalement dessus pour éviter la culpabilité de faire autre chose ?

J'ai eu un client dont le job était de s'occuper des admissions aux urgences de ses collaborateurs sur les chantiers ; là oui, il fallait parfois se forcer. Il n'allait pas demander à un de ses gars accidenté de revenir le lendemain, quand il serait à nouveau en forme, en n'oubliant pas d'apporter son bras avec lui. Mais ce n'est pas tout le monde. La plupart du temps, en étant honnête avec vous-mêmes, et même si la chose "prioritaire" vient de votre N+1, un simple accusé-réception " ok boss, je m'en occupe dès que possible, ça sera fait pour telle jour/heure " suffit. La personne est prévenue, vous avez pris soin d'indiquer un délai raisonnable (et tenable !), et vous pouvez utiliser vos capacités au mieux.

L'échelle

Au fait, comment estime-t-on le niveau d'énergie ? Le plus efficace à ce jour c'est de faire comme les médecins, et de l'estimer sur une échelle de 1 à 10, comme eux font avec la douleur des patients : "sur une échelle de 1 à 10, à combien avez-vous mal ?". Ils le font parce qu'ils savent que ça fonctionne très bien. Et ça fonctionne très bien aussi avec ce niveau d'énergie.

L'effet secondaire très intéressant de fonctionner avec les niveaux d'énergie est de vous permettre d'optimiser votre courbe de productivité en fonction des hauts et des creux de la journée. Réservez vos tâches exigeantes aux milieux et fins de matinée, ou après 16h30-17h, et réservez les tâches de "bas-niveau" pour les moments où vous êtes moins disponibles (généralement très tôt le matin, puis de l'heure du déjeuner à la fin de digestion-café vers 16h), voire en début de soirée. Ainsi, vous avancerez toujours de manière optimale sur tous vos projets, en tirant parti au mieux de votre état physique et mental.

À vous

Depuis les articles précédents, vous avez affecté à vos Actions un (et un seul) contexte, un temps de réalisation nécessaire, et vous pouvez maintenant y ajouter un niveau d'énergie requis. Vous voyez que le choix entre toutes les actions possible commence à se réduire sérieusement. Et ce qui est beau, c'est que vous n'avez devant vous que ce que vous pouvez effectivement réaliser !

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